Hva er en informasjonsansvarlig?
Tittelen "informasjonsansvarlig" gir et hint om ansvaret til en person i denne stillingen. En informasjonskontor kan beskrives som en person som informasjonen flyter gjennom. Dette inkluderer både innkommende informasjon, for eksempel telefonsamtaler og meldinger, og utgående informasjon, for eksempel post og firmainformasjon. Hun er også en person som administrerer informasjon ved hjelp av oppgaver som organisering, arkivering og distribusjon av dokumenter.
De spesifikke pliktene til en informasjonsmedarbeider kan variere. Disse er ofte basert på virksomheten og bransjen der en person med denne stillingen jobber. De fleste informasjonsansatte utfører oppgaver som samlet kan beskrives som grunnleggende kontoransvarlige funksjoner. Dette betyr at en person som er interessert i å få en slik stilling, kanskje vil bli kjent med bestemt kontorutstyr. I følge Bureau of Labor and Statistics (BLS) bruker informasjonsansvarlige telefon, personlige datamaskiner og andre elektroniske enheter for å sende e-post og faksdokumenter.
Telefoner er generelt en viktig del av en informasjonskontorets jobb. En betydelig del av tiden hennes kan brukes til å ta imot telefonsamtaler. Telefonene som vanligvis brukes av folk i disse stillingene, er ikke som de som finnes i hjemlige omgivelser. Disse maskinene vil sannsynligvis være designet for å imøtekomme flere linjer, overføring av samtaler og kommunikasjon mellom kontorer. Det er også sannsynlig at en person i denne stillingen vil trenge å bli dyktig i å jobbe med svartjeneste for å administrere samtaler som blir avlyttet på denne måten.
Dataferdigheter er vanligvis viktig for en informasjonsmedarbeider. Alle som planlegger å jobbe i en slik stilling, bør bli kjent med populær tekstbehandlings- og regnearkprogramvare. Noen jobber kan kreve andre dataferdigheter som databaseadministrasjon, planlegging eller kalenderapplikasjoner og bransjespesifikke programmer.
Faksmaskiner er utstyr som gjør det mulig å overføre dokumenter over telefonlinjer. Informasjonsansatte er ofte ansvaret for både å sende og motta informasjon på denne måten. Samtidig har disse personene ofte ansvaret for å godta og sende dokumenter og pakker ved hjelp av e-post, bud- og posttjenester. Dette fremhever behovet for en person i denne posisjonen til å ha sterke organisatoriske ferdigheter og å være en multi-tasker.
En informasjonsansvarligs kontorkontorer blir ofte avbrutt av hennes ansvar for å samhandle med publikum. En person i denne stillingen kan være det første kontaktpunktet med klienter og andre personer som besøker en bedrift. Det kan være hennes jobb å avgjøre om og når en person kan få tilgang til andre individer i organisasjonen.