Was ist ein Informationsbeauftragter?
Der Titel „Information Clerk“ gibt einen Hinweis auf die Verantwortlichkeiten einer Person in dieser Position. Ein Informationsbeauftragter kann als eine Person beschrieben werden, durch die Informationen fließen. Dies umfasst sowohl eingehende Informationen wie Telefonanrufe und Nachrichten als auch ausgehende Informationen wie E-Mail- und Unternehmensinformationen. Sie ist auch eine Person, die Informationen über Aufgaben wie das Organisieren, Ablegen und Verteilen von Dokumenten verwaltet.
Die spezifischen Aufgaben eines Informationsbeauftragten können variieren. Diese basieren häufig auf dem Geschäft und der Branche, in der eine Person mit dieser Position arbeitet. Die meisten Informationsbeauftragten üben Aufgaben aus, die gemeinsam als grundlegende Büroangestellte bezeichnet werden können. Dies bedeutet, dass eine Person, die an einer solchen Stelle interessiert ist, möglicherweise mit bestimmten Bürogeräten vertraut sein möchte. Nach Angaben des Amtes für Arbeit und Statistik (BLS) verwenden Informationsbeauftragte das Telefon, PCs und andere elektronische Geräte, um E-Mail- und Faxdokumente zu senden.
Telefone sind in der Regel ein wichtiger Bestandteil der Arbeit eines Informationsbeauftragten. Ein erheblicher Teil ihrer Zeit kann für das Annehmen von Telefonanrufen aufgewendet werden. Die Telefone, die normalerweise von Personen an diesen Positionen verwendet werden, sind nicht mit denen in Wohngebieten vergleichbar. Diese Computer sind wahrscheinlich für die Verwendung mehrerer Leitungen, die Weiterleitung von Anrufen und die Kommunikation zwischen Büros ausgelegt. Es ist auch wahrscheinlich, dass eine Person in dieser Position in der Lage sein muss, mit Antwortdiensten zu arbeiten, um Anrufe zu verwalten, die auf diese Weise abgefangen werden.
Computerkenntnisse sind in der Regel für einen Informationsbeauftragten wichtig. Wer in einer solchen Position arbeiten möchte, sollte mit der gängigen Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationssoftware vertraut sein. Für einige Jobs sind möglicherweise andere Computerkenntnisse erforderlich, z. B. Datenbankverwaltung, Zeitplanung oder Kalenderanwendungen sowie branchenspezifische Programme.
Faxgeräte sind Geräte, mit denen Dokumente über Telefonleitungen übertragen werden können. Informationsbeauftragte sind üblicherweise dafür verantwortlich, Informationen auf diese Weise zu senden und zu empfangen. Gleichzeitig sind diese Personen in der Regel für die Annahme und den Versand von Dokumenten und Paketen per E-Mail, Kurier und Post verantwortlich. Dies unterstreicht die Notwendigkeit einer Person in dieser Position, über starke organisatorische Fähigkeiten zu verfügen und Multi-Tasker zu sein.
Die Aufgaben einer Informationsbüroangestellten werden häufig durch ihre Verantwortung für die Interaktion mit der Öffentlichkeit unterbrochen. Eine Person in dieser Position ist möglicherweise der erste Ansprechpartner für Kunden und andere Personen, die ein Unternehmen besuchen. Es kann ihre Aufgabe sein, zu bestimmen, ob und wann eine Person Zugriff auf andere Personen in der Organisation erhalten kann.