Hvad er der involveret i sekretærarbejde?

En sekretær er en person, der arbejder på et kontor eller anden professionel ramme; Han eller hun vil for det meste udføre gejstlige pligter, såsom arkivering, styre telefoner, organisere korrespondance, fungere som korrekturlæser og typist, og forskellige andre opgaver, der specifikt vedrører et bestemt kontor. Sekretærarbejde kræver normalt ikke et højt uddannelsesniveau, skønt de fleste arbejdsgivere kræver, at sekretæren har mindst en gymnasiumsuddannelse, da en betydelig mængde sekretærarbejde kræver grundlæggende til moderat kommunikationsevner, matematikfærdigheder og en evne til at udføre mange opgaver på én gang.

Flere typer sekretærarbejde findes, og sådanne arbejde vil generelt variere afhængigt af sekretærens erfaring, arbejdsindstilling og kvalifikationer. En sekretær på lavere niveau, for eksempel, er muligvis kun ansvarlig for grundlæggende opgaver, såsom at besvare telefonopkald og dirigere disse telefonopkald til de relevante modtagere, udføre grundlæggende arkiveringsopgaver og interagere med kunder eller VISitors til kontoret. En udøvende sekretær kan imidlertid have en mere aktiv rolle i planlægning, planlægning, beslutningstagning og organisering inden for kontoret. I dette tilfælde udføres sekretærarbejdet af en mere erfaren sekretærprofessionel, der kan have mere uddannelse eller formel uddannelse.

I nogle tilfælde kan sekretærarbejde involvere styring af andre på kontoret. Sekretæren er ofte ansvarlig for at sikre en glat og effektiv daglig drift af et kontor, hvilket betyder, at han eller hun bliver nødt til at tackle problemer, når de opstår, styre komplekse opgaver, interagere med andre ansatte og i nogle tilfælde delegere opgaver og ansvar for andre. De specifikke funktioner hos en bestemt sekretær kan variere afhængigt af størrelsen på kontoret og det særlige behov på dette kontor. Nogle arbejdsgivere kan også kræve, at sekretæren udvikler specifik viden om industrien eller feltet isom virksomheden driver; Dette sikrer, at sekretæren vil forstå terminologi og processer og derved give ham eller hende mulighed for at tage beslutninger baseret på disse oplysninger.

Interaktion med kunder eller klienter er ofte en vigtig pligt for en sekretær. Dette kan betyde at tale med klienter og kunder på telefonen, sende breve eller e-mails eller endda interagere med folk ansigt til ansigt. Sekretæren skal være præsentabel, sammenhængende, venlig og organiseret for at udføre sådanne opgaver, og han eller hun kan også være forpligtet til at dirigere klienter og kunder på kontoret. I de fleste tilfælde er sekretæren den første person, som en klient eller kunde vil interagere med, når man besøger en virksomhed, så sekretæren skal være parat til at møde disse mennesker og give dem relevante oplysninger hurtigt og effektivt.