Hvad er involveret i sekretærarbejde?
En sekretær er en person, der arbejder på et kontor eller i andre professionelle omgivelser; han eller hun vil for det meste udføre klerikale opgaver, såsom arkivering, styre telefoner, organisere korrespondance, fungere som korrekturlæser og typist og forskellige andre opgaver, der specifikt vedrører et bestemt kontor. Sekretærarbejde kræver normalt ikke et højt uddannelsesniveau, skønt de fleste arbejdsgivere kræver, at sekretæren mindst har en gymnasial uddannelse, da en betydelig mængde sekretærarbejde kræver grundlæggende til moderate kommunikationsevner, matematikfærdigheder og en evne til at udføre mange opgaver på én gang.
Der findes flere typer af sekretærarbejder, og sådant arbejde vil generelt variere afhængigt af sekretærens erfaring, arbejdsindstilling og kvalifikationer. En sekretær på lavere niveau kan f.eks. Kun være ansvarlig for grundlæggende opgaver såsom besvarelse af telefonopkald og dirigering af disse telefonopkald til de relevante modtagere, udførelse af basale arkiveringsopgaver og interaktion med kunder eller besøgende på kontoret. En udøvende sekretær kan imidlertid have en mere aktiv rolle i planlægning, planlægning, beslutningstagning og organisering på kontoret. I dette tilfælde udføres sekretærarbejdet af en mere erfaren sekretærspecialist, der kan have mere uddannelse eller formel uddannelse.
I nogle tilfælde kan sekretærarbejde involvere styring af andre på kontoret. Sekretæren er ofte ansvarlig for at sikre en glat og effektiv daglig drift af et kontor, hvilket betyder, at han eller hun bliver nødt til at løse problemer, når de opstår, styre komplekse opgaver, interagere med andre ansatte og i nogle tilfælde delegere opgaver og ansvar til andre . De specifikke funktioner for en bestemt sekretær kan variere afhængigt af kontorets størrelse og det særlige behov på kontoret. Nogle arbejdsgivere kan også kræve, at sekretæren udvikler specifik viden om den branche eller det område, hvor virksomheden opererer; dette sikrer, at sekretæren forstår terminologi og processer, og derved tillader ham eller hende at træffe beslutninger baseret på denne information.
Det er ofte en vigtig pligt for en sekretær at interagere med kunder eller klienter. Dette kan betyde, at vi taler med klienter og kunder i telefonen, sender breve eller e-mails eller endda interagerer med mennesker ansigt til ansigt. Sekretæren skal være præsentabel, sammenhængende, venlig og organiseret for at udføre sådanne opgaver, og det kan også være nødvendigt, at han eller hun dirigerer klienter og kunder rundt på kontoret. I de fleste tilfælde er sekretæren den første person, som en klient eller kunde interagerer med, når de besøger en virksomhed, så sekretæren skal være parat til at møde disse mennesker og give dem relevant information hurtigt og effektivt.