¿Qué está involucrado en el trabajo de secretaria?
Una secretaria es una persona que trabaja en una oficina u otro entorno profesional; Él o ella realizará principalmente deberes administrativos, como presentar, gestionar teléfonos, organizar la correspondencia, actuar como correctador de pruebas y mecanógrafo, y varias otras tareas que se relacionan específicamente con una oficina en particular. El trabajo del secretario generalmente no requiere un alto nivel de educación, aunque la mayoría de los empleadores requerirán que el secretario tenga al menos una educación en la escuela secundaria, ya que una cantidad significativa de trabajo de secretaria requerirá habilidades de comunicación básicas a moderadas, habilidades matemáticas y la capacidad de realizar muchas tareas a la vez. Un secretario de nivel inferior, por ejemplo, solo puede ser responsable de tareas básicas, como responder llamadas telefónicas y enrutar esas llamadas telefónicas a los destinatarios apropiados, realizar tareas básicas de presentación e interactuar con clientes o VISitores de la oficina. Sin embargo, un secretario ejecutivo puede tener un papel más activo en la planificación, la programación, la toma de decisiones y la organización dentro de la oficina. En este caso, el trabajo del Secretario es realizado por un profesional de secretaría más experimentado que puede tener más capacitación o educación formal.
En algunos casos, el trabajo del secretario puede implicar administrar a otros dentro de la oficina. El Secretario a menudo es responsable de garantizar el funcionamiento diario suave y eficiente de una oficina, lo que significa que tendrá que abordar los problemas a medida que surjan, administrar tareas complejas, interactuar con otros empleados y, en algunos casos, delegar las tareas y responsabilidades con los demás. Las funciones específicas de un secretario en particular pueden variar según el tamaño de la oficina y las necesidades particulares de esa oficina. Algunos empleadores también pueden requerir que el Secretario desarrolle un conocimiento específico de la industria o campo enque opera el negocio; Esto asegura que el Secretario comprenda la terminología y los procesos, lo que le permite tomar decisiones basadas en esta información.
Interactuar con clientes o clientes es a menudo un deber importante de un secretario. Esto puede significar hablar con clientes y clientes por teléfono, enviar cartas o correos electrónicos, o incluso interactuar con las personas cara a cara. El Secretario debe ser presentable, coherente, amigable y organizado para realizar tales tareas, y él o ella también se les puede exigir que dirija a los clientes y clientes de la oficina. En la mayoría de los casos, el Secretario es la primera persona con la que un cliente o cliente interactuará cuando visite un negocio, por lo que el Secretario debe estar preparado para conocer a estas personas y brindarles información relevante de manera rápida y eficiente.