Vad är involverat i sekreterarbete?

En sekreterare är en person som arbetar på ett kontor eller annan professionell miljö; han eller hon kommer främst att utföra kontoristiska uppgifter, såsom arkivering, hantering av telefoner, organisering av korrespondens, agerar som korrekturläsare och typist och olika andra uppgifter som specifikt hänför sig till ett visst kontor. Sekreterarbete kräver vanligtvis inte hög utbildning, även om de flesta arbetsgivare kommer att kräva att sekreteraren har minst en gymnasieutbildning, eftersom en betydande mängd sekreterarbete kommer att kräva grundläggande till måttliga kommunikationsförmågor, matematiska färdigheter och en förmåga att utföra många uppgifter på en gång.

Det finns flera typer av sekretärarbete, och sådant arbete varierar i allmänhet beroende på sekreterarens erfarenhet, arbetsmiljö och kvalifikationer. En sekreterare på lägre nivå kan till exempel bara vara ansvarig för grundläggande uppgifter som att svara på telefonsamtal och dirigera telefonsamtal till lämpliga mottagare, utföra grundläggande arkiveringsuppgifter och interagera med kunder eller besökare på kontoret. En verkställande sekreterare kan dock ha en mer aktiv roll i planering, schemaläggning, beslutsfattande och organisering på kontoret. I detta fall utförs sekreterarbete av en mer erfaren sekreterare som kan ha mer utbildning eller formell utbildning.

I vissa fall kan sekreterarbete handla om att hantera andra på kontoret. Sekreteraren är ofta ansvarig för att säkerställa en smidig och effektiv daglig drift av ett kontor, vilket innebär att han eller hon kommer att behöva ta itu med problem när de uppstår, hantera komplexa uppgifter, interagera med andra anställda och i vissa fall delegera uppgifter och ansvar till andra . De specifika funktionerna för en viss sekreterare kan variera beroende på kontorets storlek och de specifika behoven hos det kontoret. Vissa arbetsgivare kan också kräva att sekreteraren utvecklar specifik kunskap om den bransch eller det område där verksamheten verkar. detta säkerställer att sekreteraren förstår terminologi och processer, och därmed tillåter honom eller henne att fatta beslut baserat på denna information.

Att interagera med kunder eller kunder är ofta en viktig plikt för en sekreterare. Det kan innebära att man pratar med klienter och kunder i telefon, skickar ut brev eller e-post eller till och med interagerar med människor ansikte mot ansikte. Sekreteraren måste vara presentabel, sammanhängande, vänlig och organiserad för att utföra sådana uppgifter, och han eller hon kan också bli skyldig att rikta kunder och kunder runt kontoret. I de flesta fall är sekreteraren den första personen en kund eller kund kommer att interagera med när man besöker ett företag, så sekreteraren måste vara beredd att träffa dessa människor och ge dem relevant information snabbt och effektivt.