Hva er involvert i sekretærarbeid?

En sekretær er en person som jobber på et kontor eller andre profesjonelle omgivelser; han eller hun vil utføre hovedsakelig geistlige oppgaver, som arkivering, administrasjon av telefoner, organisering av korrespondanse, fungering som korrekturleser og typist og forskjellige andre oppgaver som spesifikt angår et bestemt kontor. Sekretærarbeid krever vanligvis ikke et høyt utdanningsnivå, selv om de fleste arbeidsgivere vil kreve at sekretæren har minst en videregående utdanning, da en betydelig mengde sekretærarbeid vil kreve grunnleggende til moderat kommunikasjonsevne, matteferdigheter og en evne til å utføre mange oppgaver samtidig.

Flere typer sekretærarbeid eksisterer, og slikt arbeid vil vanligvis variere avhengig av sekretærens erfaring, arbeidsmiljø og kvalifikasjoner. En sekretær på lavere nivå kan for eksempel bare være ansvarlig for grunnleggende oppgaver som å svare på telefonsamtaler og dirigere disse telefonsamtalene til de aktuelle mottakerne, utføre grunnleggende arkiveringsoppgaver og samhandle med kunder eller besøkende på kontoret. En utøvende sekretær kan imidlertid ha en mer aktiv rolle i planlegging, planlegging, beslutningstaking og organisering på kontoret. I dette tilfellet utføres sekretærarbeidet av en mer erfaren sekretærprofesjonell som kan ha mer trening eller formell utdanning.

I noen tilfeller kan sekretærarbeid innebære å styre andre på kontoret. Sekretæren er ofte ansvarlig for å sikre en jevn og effektiv daglig drift av et kontor, noe som betyr at han eller hun vil trenge å løse problemer når de oppstår, administrere komplekse oppgaver, samhandle med andre ansatte, og i noen tilfeller delegere plikter og ansvar til andre . De spesifikke funksjonene til en bestemt sekretær kan variere avhengig av kontorets størrelse og de spesielle behovene til det kontoret. Noen arbeidsgivere kan også kreve at sekretæren utvikler spesifikk kunnskap om bransjen eller feltet virksomheten opererer i; Dette sikrer at sekretæren forstår terminologi og prosesser, og dermed lar ham eller henne ta beslutninger basert på denne informasjonen.

Å samhandle med kunder eller klienter er ofte en hovedplikt for en sekretær. Dette kan bety å snakke med klienter og kunder på telefonen, sende ut brev eller e-post, eller til og med samhandle med mennesker ansikt til ansikt. Sekretæren må være presentabel, sammenhengende, vennlig og organisert for å utføre slike oppgaver, og han eller hun kan også være pålagt å henvise klienter og kunder rundt kontoret. I de fleste tilfeller er sekretæren den første personen en klient eller kunde vil samhandle med når du besøker en bedrift, så sekretæren må være forberedt på å møte disse menneskene og gi dem relevant informasjon raskt og effektivt.