秘書の仕事には何が関係していますか？

秘書は、オフィスまたはその他の専門的な環境で働く人です。 ファイリング、電話の管理、通信の整理、校正者およびタイピストとしての活動、特定のオフィスに特に関連するその他のさまざまなタスクなど、主に事務的な業務を行います。 秘書の仕事には通常、高度な教育は必要ありませんが、多くの秘書の仕事には基本から中程度のコミュニケーションスキル、数学スキル、および一度に多くのタスクを実行します。

秘書の仕事にはいくつかの種類があり、そのような仕事は一般的に秘書の経験、仕事の設定、および資格によって異なります。 たとえば、下位レベルの秘書は、電話に出たり、電話を適切な受信者にルーティングしたり、基本的な申告業務を行ったり、顧客やオフィスの訪問者とやり取りしたりといった基本的なタスクのみを担当します。 ただし、事務局長は、オフィス内の計画、スケジューリング、意思決定、および組織化において、より積極的な役割を担っている場合があります。 この場合、秘書の仕事は、より多くの訓練または正式な教育を受けた経験のある秘書の専門家によって行われます。

場合によっては、秘書業務には、オフィス内で他の人を管理することが含まれます。 多くの場合、秘書はオフィスの円滑かつ効率的な日常業務を確保する責任があります。つまり、発生した問題に対処し、複雑なタスクを管理し、他の従業員とやり取りし、場合によっては職務と責任を他の人に委任する必要があります。 特定の秘書の特定の機能は、オフィスの規模とそのオフィスの特定のニーズによって異なります。 一部の雇用主は、秘書に事業が運営されている業界または分野の特定の知識を身につけるよう要求する場合もあります。 これにより、秘書は用語とプロセスを理解し、この情報に基づいて決定を下すことができます。

顧客またはクライアントとのやり取りは、多くの場合、秘書の主要な義務です。 これは、電話でクライアントや顧客と話をしたり、手紙や電子メールを送信したり、人と顔を合わせて対話したりすることを意味する場合があります。 秘書は、そのようなタスクを実行するために、見やすく、一貫性があり、友好的で、組織化されていなければなりません。 ほとんどの場合、秘書はクライアントまたは顧客がビジネスを訪問するときに最初にやり取りする人であるため、秘書はこれらの人々に会って関連情報を迅速かつ効率的に提供する準備をする必要があります。