O que está envolvido no trabalho do secretário?

Uma secretária é uma pessoa que trabalha em um escritório ou outro ambiente profissional; ele ou ela desempenhará principalmente tarefas administrativas, como arquivamento, gerenciamento de telefones, organização de correspondência, atuando como revisor e datilógrafo e várias outras tarefas relacionadas especificamente a um escritório específico. O trabalho do secretário normalmente não requer um alto nível de educação, embora a maioria dos empregadores exija que o secretário tenha pelo menos o ensino médio, pois uma quantidade significativa de trabalho do secretário exigirá habilidades de comunicação básicas a moderadas, habilidades matemáticas e capacidade de execute muitas tarefas ao mesmo tempo.

Existem vários tipos de trabalho de secretária, e esse trabalho geralmente varia de acordo com a experiência, o ambiente de trabalho e as qualificações da secretária. Uma secretária de nível inferior, por exemplo, pode ser responsável apenas por tarefas básicas, como atender chamadas e encaminhar essas chamadas para os destinatários apropriados, executar tarefas básicas de arquivamento e interagir com clientes ou visitantes do escritório. Uma secretária executiva, no entanto, pode ter um papel mais ativo no planejamento, programação, tomada de decisão e organização dentro do escritório. Nesse caso, o trabalho da secretária é realizado por um profissional de secretariado mais experiente, que pode ter mais treinamento ou educação formal.

Em alguns casos, o trabalho da secretária pode envolver o gerenciamento de outras pessoas no escritório. Muitas vezes, o secretário é responsável por garantir o funcionamento diário suave e eficiente de um escritório, o que significa que ele precisará tratar dos problemas à medida que surgirem, gerenciar tarefas complexas, interagir com outros funcionários e, em alguns casos, delegar deveres e responsabilidades a outros. . As funções específicas de uma secretária específica podem variar dependendo do tamanho do escritório e das necessidades específicas desse escritório. Alguns empregadores também podem exigir que o secretário desenvolva conhecimentos específicos do setor ou campo em que a empresa opera; isso garante que o secretário compreenda a terminologia e os processos, permitindo que ele tome decisões com base nessas informações.

Interagir com clientes ou clientes geralmente é um dever importante de uma secretária. Isso pode significar conversar com clientes e clientes por telefone, enviar cartas ou e-mails ou até interagir com as pessoas cara a cara. A secretária deve ser apresentável, coerente, amigável e organizada para executar essas tarefas, e também pode ser necessário que você direcione clientes e clientes pelo escritório. Na maioria dos casos, a secretária é a primeira pessoa com quem um cliente ou cliente interage ao visitar uma empresa, portanto, a secretária deve estar preparada para conhecer essas pessoas e fornecer informações relevantes com rapidez e eficiência.