Wat houdt het secretaressewerk in?

Een secretaresse is een persoon die op kantoor of in een andere professionele omgeving werkt; hij of zij zal voornamelijk administratieve taken uitvoeren, zoals archiveren, het beheren van telefoons, het organiseren van correspondentie, het optreden als proeflezer en typiste, en verschillende andere taken die specifiek betrekking hebben op een bepaald kantoor. Secretaressewerk vereist meestal geen hoog opleidingsniveau, hoewel de meeste werkgevers vereisen dat de secretaris ten minste een middelbare schoolopleiding heeft, omdat een aanzienlijke hoeveelheid secretaressewerk fundamentele tot matige communicatieve vaardigheden, wiskundige vaardigheden en een vaardigheid vereist om veel taken tegelijk uitvoeren.

Er bestaan ​​verschillende soorten secretaressewerk en dit werk zal over het algemeen variëren naargelang de ervaring, de werkomgeving en de kwalificaties van de secretaresse. Een secretaresse op een lager niveau is bijvoorbeeld mogelijk alleen verantwoordelijk voor basistaken, zoals het beantwoorden van telefoontjes en het routeren van die telefoontjes naar de juiste ontvangers, het uitvoeren van elementaire archiveringswerkzaamheden en de interactie met klanten of bezoekers van het kantoor. Een directiesecretaresse kan echter een actievere rol spelen bij het plannen, plannen, nemen van beslissingen en organiseren binnen het kantoor. In dit geval wordt het secretariële werk uitgevoerd door een meer ervaren secretariële professional die mogelijk meer opleiding of formeel onderwijs heeft genoten.

In sommige gevallen kan secretarieel werk het beheer van anderen op kantoor met zich meebrengen. De secretaresse is vaak verantwoordelijk voor een soepele en efficiënte dagelijkse werking van een kantoor, wat betekent dat hij of zij problemen moet aanpakken wanneer deze zich voordoen, complexe taken beheren, interactie hebben met andere werknemers en in sommige gevallen taken en verantwoordelijkheden aan anderen delegeren. . De specifieke functies van een bepaalde secretaresse kunnen variëren, afhankelijk van de grootte van het kantoor en de specifieke behoeften van dat kantoor. Sommige werkgevers kunnen ook eisen dat de secretaris specifieke kennis ontwikkelt van de branche of het gebied waarin het bedrijf actief is; dit zorgt ervoor dat de secretaris de terminologie en processen begrijpt, waardoor hij of zij beslissingen kan nemen op basis van deze informatie.

Interactie met klanten of klanten is vaak een belangrijke taak van een secretaresse. Dit kan betekenen dat u telefonisch met klanten en klanten praat, brieven of e-mails verstuurt of zelfs persoonlijk contact hebt met mensen. De secretaresse moet presentabel, coherent, vriendelijk en georganiseerd zijn om dergelijke taken uit te voeren, en hij of zij kan ook nodig zijn om klanten en klanten door het kantoor te leiden. In de meeste gevallen is de secretaris de eerste persoon met wie een klant of klant zal communiceren wanneer hij een bedrijf bezoekt, dus de secretaris moet bereid zijn om deze mensen te ontmoeten en hen relevante informatie snel en efficiënt te geven.