Cosa è coinvolto nel lavoro di segreteria?

Un segretario è una persona che lavora in un ufficio o in un altro ambiente professionale; svolgerà principalmente mansioni di segreteria, come l'archiviazione, la gestione dei telefoni, l'organizzazione della corrispondenza, il ruolo di correttore di bozze e dattilografo e vari altri compiti che riguardano specificamente un determinato ufficio. Il lavoro di segreteria di solito non richiede un alto livello di istruzione, sebbene la maggior parte dei datori di lavoro richieda che il segretario abbia almeno un'istruzione di scuola superiore, poiché una quantità significativa di lavoro di segreteria richiederà abilità di comunicazione di base o moderate, abilità matematiche e capacità di svolgere molte attività contemporaneamente.

Esistono diversi tipi di lavoro di segreteria e tale lavoro generalmente varierà in base all'esperienza, alla posizione lavorativa e alle qualifiche del segretario. Un segretario di livello inferiore, ad esempio, può essere responsabile solo delle attività di base come rispondere alle chiamate telefoniche e instradare tali telefonate ai destinatari appropriati, svolgere le funzioni di archiviazione di base e interagire con clienti o visitatori dell'ufficio. Un segretario esecutivo, tuttavia, può avere un ruolo più attivo nella pianificazione, programmazione, processo decisionale e organizzazione all'interno dell'ufficio. In questo caso, il lavoro di segreteria viene svolto da un professionista di segreteria più esperto che può avere più formazione o istruzione formale.

In alcuni casi, il lavoro di segreteria può comportare la gestione di altri all'interno dell'ufficio. Il segretario è spesso responsabile di assicurare il regolare ed efficiente funzionamento quotidiano di un ufficio, il che significa che dovrà affrontare i problemi non appena si presentano, gestire compiti complessi, interagire con altri dipendenti e in alcuni casi delegare compiti e responsabilità ad altri . Le funzioni specifiche di un determinato segretario possono variare a seconda delle dimensioni dell'ufficio e delle esigenze particolari di tale ufficio. Alcuni datori di lavoro possono anche richiedere al segretario di sviluppare conoscenze specifiche del settore o del campo in cui l'azienda opera; ciò garantisce che il segretario comprenda la terminologia e i processi, consentendogli così di prendere decisioni sulla base di tali informazioni.

Interagire con clienti o clienti è spesso un dovere importante di un segretario. Ciò può significare parlare con clienti e clienti al telefono, inviare lettere o e-mail o persino interagire con le persone faccia a faccia. Il segretario deve essere presentabile, coerente, amichevole e organizzato al fine di svolgere tali compiti e potrebbe anche essere tenuto a dirigere clienti e clienti in ufficio. Nella maggior parte dei casi, il segretario è la prima persona con cui un cliente o un cliente interagiranno durante la visita di un'azienda, quindi il segretario deve essere pronto a incontrare queste persone e fornire loro informazioni pertinenti in modo rapido ed efficiente.