Was macht ein Kongressplaner?
Ein Kongressplaner ist jemand, der sich auf die Planung und Organisation von Kongressen spezialisiert hat, von Ärztetreffen bis zu Comic-Kongressen. Kongressplaner arbeiten möglicherweise für beliebte Kongressorte und bieten Personen, die diese Orte zum Zwecke der Durchführung von Kongressen buchen, Unterstützung an. Sie können auch für private Unternehmen arbeiten, und einige Kongressplaner sind auf bestimmte Arten von Kongressen spezialisiert. So werden sie zur Anlaufstelle für Menschen, die möchten, dass Kongresse reibungslos verlaufen und Besucher anziehen.
Die Organisation eines Kongresses erfordert viel Aufwand. Ein Kongressplaner sichert nicht nur den Ort, an dem der Kongress abgehalten werden soll, sondern kümmert sich auch um den Abschluss einer Haftpflichtversicherung, die Bereitstellung von Arbeitskräften für den Kongress sowie um spezielle Objekte und die Unterstützung, die die Kongressteilnehmer benötigen. Kongressplaner können auch Suiten mit Zimmern in lokalen Hotels buchen, den Transport zu und von großen Flughäfen koordinieren und Unterkünfte für Gastredner und Preisträger des Kongresses arrangieren. Zu den Planungsdiensten gehören auch die Organisation von Mahlzeiten, das Einholen von Genehmigungen, wenn dies für die Tagung erforderlich ist, die Organisation von Sicherheitsdiensten und die Betreuung spezieller Dienste, beispielsweise einer Tagesstätte für Kongressteilnehmer.
Der Kongressplaner kümmert sich nicht nur um die wesentlichen Aspekte des Kongresses, sondern auch um gedrucktes Material für den Konvent, von Schildern, die die Mitarbeiter in der Einrichtung anweisen, bis hin zu Kongressprogrammen, die den Teilnehmern des Kongresses ausgehändigt werden. Der Kongressplaner organisiert und veröffentlicht einen Zeitplan, bucht Redner und Podiumsteilnehmer und nimmt Reservierungen von Personen entgegen, die an dem Kongress teilnehmen möchten. Reservierungssysteme, einschließlich Nachverfolgungssysteme für Zahlungen und Systeme zur Generierung von Namensschildern. Der Kongressplaner stellt auch Tüten und andere Materialien für die Teilnehmer des Kongresses zusammen.
Die Organisation von Kongressen umfasst in der Regel auch Marketing und andere Kommunikationsmittel, darunter Mailer, Websites, E-Mail-Listen und die Anordnung von Mailboxen für Teilnehmer, die sich vor der Konvention vernetzen möchten. Der Kongressplaner koordiniert auch den Empfang von Gegenständen, die an den Kongress geliefert werden, wie z. B. Verkaufsstände und Verkaufsstände, Bücher von Autoren, die auf dem Kongress sprechen, und so weiter. Die Organisation des Tagungsraums ist ebenfalls ein kritischer Bestandteil der Arbeit, da Kongressplaner Ausstellungsflächen zuweisen, festlegen, welche Panels und Veranstaltungen wohin sollen, und sicherstellen, dass die Teilnehmer ihren Weg dorthin finden, wo sie hingelangen müssen.
Ein Kongressplaner wird in der Regel von einem Personal unterstützt, an das verschiedene Aufgaben delegiert werden können, und die Mitarbeiter sind während des Kongresses jederzeit anwesend, um auftretende Probleme zu lösen. Diese Art der Arbeit erfordert hervorragende Organisations- und Personalkenntnisse sowie die Fähigkeit, viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. An einem bestimmten Tag kann sich ein Kongressplaner mit einem Redner befassen, der über Hotelunterkünfte, örtliche Polizei, die über Parkprobleme besorgt ist, Verkäufern, die den Platz auf dem Kongressboden wechseln möchten, und einer Vielzahl anderer Probleme verärgert ist.