¿Qué hace un planificador de convenciones?
Un planificador de convenciones es alguien que se especializa en planificar y organizar convenciones, desde reuniones de médicos hasta convenciones de cómics. Los planificadores de convenciones pueden trabajar para sitios de convenciones populares, ofreciendo asistencia a las personas que reservan esos sitios con el fin de celebrar convenciones. También pueden trabajar para empresas privadas, y algunos planificadores de convenciones se especializan en tipos particulares de convenciones, convirtiéndose en la persona de referencia para las personas que desean convenciones para administrar sin problemas y atraer a los asistentes.
organizar una convención requiere un gran esfuerzo. Además de asegurar un sitio donde se celebrará la Convención, un planificador de la Convención también se encarga de obtener un seguro de responsabilidad civil, una fuerza laboral para la Convención y cualquier objeto especial y apoyo que los asistentes a la Convención necesiten. Los planificadores de convenciones también pueden reservar suites de habitaciones en hoteles locales, coordinar el transporte hacia y desde los principales aeropuertos, y organizar alojamientos para oradores invitados y homenajeados en elconvención. Los servicios de planificación también incluyen hacer arreglos para las comidas, obtener permisos si son necesarios para la convención, organizar la seguridad y el cuidado de los servicios especiales como una guardería para los asistentes a la convención.
Además de tratar con las nueces físicas y los pernos de la Convención, el planificador de la Convención también maneja el material impreso para la Convención, desde letreros hasta personas directas alrededor de la instalación y programas de convenciones entregados a personas que asisten a la Convención. El planificador de la convención organiza y publica un horario, contiene oradores e invitados de panel, y toma reservas de personas que planean asistir a la convención. Sistemas de reserva que incluyen sistemas de seguimiento de pagos y sistemas para generar nombres. El planificador de la convención también reúne bolsas de regalos y otros materiales para personas que asisten a la convención.
Organización de la convención también usuaLly incluye marketing y otras comunicaciones, que incluyen correos, sitios web, listas de correo electrónico y el acuerdo de tableros de anuncios para los asistentes que desean establecer contactos antes de la convención. El planificador de la convención también coordina la recepción de objetos que se envían a la Convención, como cabinas y puestos para un piso de ventas, libros de autores que hablan en la Convención, etc. Organizar el espacio de convenciones también es una parte crítica del trabajo, con planificadores de convenciones que asignan espacio de visualización, determinan qué paneles y eventos deben ir a donde y garantizar que los asistentes se dirigan a donde necesitan ir.
Un planificador de convenciones generalmente es asistido por un personal al que se pueden delegar varias tareas, y los empleados están presentes en todo momento durante la convención para abordar problemas a medida que surgen. Este tipo de trabajo requiere excelentes habilidades de organización y personas, y la capacidad de hacer malabarismos con muchas tareas diferentes a la vez. En cualquier día, un planificador de convenciones puede tratar wcon un orador que está molesto por el alojamiento del hotel, la policía local preocupada por los problemas de estacionamiento, los proveedores que desean cambiar de lugar en el piso de la convención y una amplia variedad de otros problemas.