Hvad gør en konferenceplanlægger?
En konferenceplanlægger er en, der er specialiseret i planlægning og organisering af konventioner, lige fra møder af læger til tegneserie -konventioner. Konventionsplanlæggere kan arbejde på populære konventionswebsteder og tilbyde hjælp til folk, der booker disse websteder med det formål at afholde konventioner. De kan også arbejde for private virksomheder, og nogle konferenceplanlæggere er specialiserede i bestemte typer konventioner, og bliver go-to-personen for folk, der ønsker, at konventioner skal køre glat og tiltrække deltagere.
Organisering af en konvention kræver en stor indsats. Ud over at sikre et websted, hvor konventionen skal afholdes, tager en konventionsplanlægger også sig af at få ansvarsforsikring, en arbejdsstyrke for konventionen og eventuelle særlige objekter og støtte, der er nødvendig af konventionens deltagere. Konventionsplanlæggere kan også booke suiter af værelser på lokale hoteller, koordinere transport til og fra større lufthavne og arrangere indkvartering for gæstetalere og honorees påkonvention. Planlægningstjenester inkluderer også arrangementer for måltider, få tilladelser, hvis de er nødvendige for konventionen, organiserer sikkerhed og tager sig af specielle tjenester såsom en dagpleje for konventionsdeltagere.
Ud over at håndtere de fysiske nødder og bolte på konventionen håndterer konventionsplanlæggeren også trykt materiale til konventionen, fra tegn til at dirigere mennesker rundt om anlægget til konventionsprogrammer, der er uddelt til folk, der deltager i konventionen. Konventionsplanlæggeren organiserer og udgiver en tidsplan, bøgerhøjttalere og panelgæster og tager forbehold fra folk, der planlægger at deltage i konventionen. Reservationssystemer inklusive sporingssystemer til betalinger og systemer til at generere navne. Konventionsplanlæggeren sammensætter også Goody -tasker og andre materialer til personer, der deltager i konventionen.
Konvention Organisering også usuaLly inkluderer markedsføring og anden kommunikation, der inkluderer mailere, websteder, e -mail -lister og arrangementet af opslagstavler for deltagere, der ønsker at netværke inden konventionen. Konventionsplanlæggeren koordinerer også modtagelsen af objekter, der sendes til konventionen, såsom kabiner og båse for et salgsgulv, bøger af forfattere, der taler på konventionen, og så videre. Organisering af konferenceområdet er også en kritisk del af jobbet, hvor konferenceplanlæggere tildeler displayplads, bestemmer, hvilke paneler og begivenheder der skal gå, og at sikre, at deltagerne går hen til det sted, de har brug for at hen.
En konferenceplanlægger hjælpes normalt af et personale, som forskellige opgaver kan delegeres til, og medarbejdere er til stede på alle tidspunkter under konventionen til at håndtere problemer, når de opstår. Denne type arbejde kræver fremragende organisering og menneskers færdigheder og evnen til at jonglere med mange forskellige opgaver på én gang. På en given dag kan en konferenceplanlægger behandle Wmed en taler, der er dæmpet over hotelophold, lokalt politi, der er bekymret for parkeringsspørgsmål, leverandører, der ønsker at skifte plads på konferencebunden og en lang række andre problemer.