Hvad gør en konventionsplanlægger?
En konventplanlægger er en person, der har specialiseret sig i planlægning og organisering af konventioner, lige fra møder af læger til tegneseriekonventioner. Kongresplanlæggere kan arbejde på populære konferencesteder og tilbyde hjælp til folk, der booker disse websteder med det formål at afholde konventioner. De kan også arbejde for private virksomheder, og nogle konventionsplanlæggere specialiserer sig i bestemte typer af konventioner og bliver den person, der skal gå til folk, der ønsker, at konventioner skal køre glat og tiltrække deltagere.
Organisering af et stævne kræver en stor indsats. Ud over at sikre et sted, hvor konventionen skal afholdes, sørger en konventionsplanlægger også for at opnå ansvarsforsikring, en arbejdsstyrke til konventionen og eventuelle særlige objekter og support, der kræves af konventionsdeltagere. Kongresplanlæggere kan også booke suiter med værelser på lokale hoteller, koordinere transport til og fra større lufthavne og arrangere indkvartering for gæsteforelæsere og honorees på konferencen. Planlægningstjenester inkluderer også at arrangere måltider, få tilladelser, hvis de er nødvendige for stævnet, tilrettelægge sikkerhed og tage sig af særlige tjenester såsom en dagpleje til konferencedeltagere.
Ud over at håndtere de fysiske møtrikker og bolte i konventet, håndterer konventionsplanlæggeren også trykt materiale til stævnet, fra skilte til at dirigere folk rundt på anlægget til konventionsprogrammer, der uddeles til personer, der deltager i stævnet. Konventionsplanlæggeren organiserer og udgiver en tidsplan, bøger foredragsholdere og panelgæster og tager forbehold fra folk, der planlægger at deltage i stævnet. Reservationssystemer, herunder sporingssystemer til betalinger og systemer til generering af navneskilt. Konventionsplanlæggeren sammensætter også goody poser og andet materiale til folk, der deltager i stævnet.
Organisering af konventioner inkluderer normalt også markedsføring og anden kommunikation, der inkluderer mailere, websteder, e-mail-lister og arrangementet af opslagstavler for deltagere, der ønsker at netværk før konventionen. Konventionsplanlæggeren koordinerer også modtagelsen af genstande, der sendes til konventionen, såsom kabiner og båse til et salgsgulv, bøger af forfattere, der taler på stævnet, og så videre. Organisering af konferencepladsen er også en kritisk del af jobbet, hvor konventionsplanlæggere tildeler displayplads, bestemmer, hvilke paneler og begivenheder der skal gå hen, og sikre, at deltagere gør sig vej til, hvor de skal hen.
En konventionsplanlægger hjælpes normalt af et personale, som forskellige opgaver kan delegeres til, og ansatte er til stede på alle tidspunkter under konferencen for at håndtere problemer, når de opstår. Denne type arbejde kræver fremragende organisering og menneskers færdigheder og evnen til at jonglere mange forskellige opgaver på én gang. På en given dag kan en konventionsplanlægger beskæftige sig med en taler, der er dummet om hotelindkvartering, lokalt politi bekymret for parkeringsspørgsmål, leverandører, der ønsker at skifte plads på kongresgulvet, og en lang række andre problemer.