¿Cómo elijo el mejor software de gestión de proyectos y tiempo?
Elegir el mejor software de gestión de proyectos y tiempo requiere un poco de investigación, pero las mejores herramientas ayudarán a racionalizar los procesos involucrados en la gestión de un proyecto y lo ayudarán a usar su tiempo de manera más eficiente. El hecho de que su agenda sea complicada no significa que su proyecto y el software de gestión del tiempo deban serlo. Algunos de los mejores programas son los más simples que ofrecen todas las características y funciones necesarias. Administrar un cronograma lleno de proyectos ya puede ser complejo, y el uso de un nuevo software de administración que es difícil de dominar no tiene mucho sentido.
Dependiendo de su estilo de trabajo y preferencias, están disponibles diferentes tipos de programas de software y gestión del tiempo del proyecto. Algunas personas prefieren una aplicación web en línea y en tiempo real que permite a múltiples usuarios acceder a varias herramientas de gestión de proyectos y tiempo. Estas aplicaciones de software de gestión de tiempo y proyectos basadas en la web en línea también pueden ofrecer acceso a diferentes niveles de opciones y características. Por ejemplo, un proveedor externo puede tener acceso limitado a una aplicación en línea, mientras que un empleado puede tener más acceso. Los gerentes, supervisores y ejecutivos de nivel superior pueden requerir acceso completo a todas las áreas de un proyecto en línea y una aplicación de gestión del tiempo.
Una característica útil del buen tiempo y el software de gestión de proyectos es la capacidad de realizar ciertas tareas o funciones automáticamente. Algunos programas realmente comenzarán a registrar el tiempo cuando se enciende una computadora al comienzo de un día. Otra característica útil es una función de revisión o revisión. Esta función permite al usuario ver todo el tiempo dedicado a diversas tareas, reuniones y proyectos a lo largo del día. Los datos del cronograma pueden analizarse para ayudar a utilizar el tiempo y los recursos disponibles de manera más eficiente. Los programas con esta función también ayudan a organizar y clasificar la información por hora, día, semana, mes o año, proporcionando información extremadamente útil para la facturación, la asignación de recursos y la planificación.
Considere el software de gestión de proyectos y tiempo que aumentará el flujo de trabajo general y la eficiencia al crear un proceso más transparente al que puedan acceder todos los miembros del equipo involucrados en un proyecto en particular. Una aplicación de gestión de proyectos y tiempos que permite e incluso fomenta la colaboración entre todas las partes involucradas es un requisito básico. Otras características y funciones esenciales que debe buscar son la capacidad de los usuarios para asignar y rastrear sus propias tareas específicas o las tareas de otros, proporcionar un cronograma del proyecto junto con plazos o hitos relevantes, identificar riesgos potenciales y proporcionar una visión completa del alcance de cualquier proyecto dado. El objetivo final de cualquier software de gestión de proyectos en cualquier momento debe ser mantener a las personas en la tarea, en estrecha comunicación y proporcionar progreso en tiempo real para todas las partes involucradas.