Wie wähle ich die beste Projekt- und Zeitmanagement-Software aus?
Die Auswahl der besten Projekt- und Zeitverwaltungssoftware erfordert ein wenig Recherche. Mit den besten Tools können Sie jedoch die Prozesse bei der Projektverwaltung optimieren und Ihre Zeit effizienter nutzen. Nur weil Ihr Zeitplan kompliziert ist, bedeutet dies nicht, dass Ihre Projekt- und Zeitverwaltungssoftware es sein muss. Einige der besten Programme sind die einfacheren, die alle erforderlichen Merkmale und Funktionen bieten. Das Verwalten eines mit Projekten gefüllten Zeitplans kann bereits komplex sein, und die Verwendung einer neuen Verwaltungssoftware, die schwer zu beherrschen ist, macht wenig Sinn.
Abhängig von Ihrem Arbeitsstil und Ihren Vorlieben stehen verschiedene Arten von Projektzeitmanagement- und Softwareprogrammen zur Verfügung. Einige bevorzugen eine Online-Echtzeit-Webanwendung, mit der mehrere Benutzer auf verschiedene Zeit- und Projektmanagement-Tools zugreifen können. Diese webbasierten Online-Projekt- und Zeitmanagement-Softwareanwendungen bieten möglicherweise auch Zugriff auf verschiedene Ebenen von Optionen und Funktionen. Beispielsweise hat ein externer Anbieter möglicherweise nur eingeschränkten Zugriff auf eine Online-Bewerbung, während ein Mitarbeiter möglicherweise mehr Zugriff hat. Manager, Vorgesetzte und leitende Angestellte benötigen möglicherweise vollen Zugriff auf alle Bereiche eines Online-Projekts und einer Zeitmanagement-Anwendung.
Eine hilfreiche Eigenschaft von Software für gutes Zeit- und Projektmanagement ist die Fähigkeit, bestimmte Aufgaben oder Funktionen automatisch auszuführen. Einige Programme beginnen tatsächlich mit der Protokollierung, wenn ein Computer zu Beginn eines Tages eingeschaltet wird. Ein weiteres nützliches Merkmal ist eine Rückschau- oder Überprüfungsfunktion. Mit dieser Funktion kann ein Benutzer die gesamte Zeit anzeigen, die er den ganzen Tag über für verschiedene Aufgaben, Besprechungen und Projekte aufgewendet hat. Zeitplandaten können analysiert werden, um verfügbare Zeit und Ressourcen effizienter zu nutzen. Programme mit dieser Funktion helfen auch beim Organisieren und Kategorisieren von Informationen nach Stunde, Tag, Woche, Monat oder Jahr und bieten äußerst nützliche Informationen für die Abrechnung, Ressourcenzuweisung und Planung.
Erwägen Sie eine Projekt- und Zeitverwaltungssoftware, die den gesamten Workflow und die Effizienz erhöht, indem ein transparenterer Prozess erstellt wird, auf den alle an einem bestimmten Projekt beteiligten Teammitglieder zugreifen können. Eine Projekt- und Zeitmanagement-Anwendung, die die Zusammenarbeit aller Beteiligten ermöglicht und sogar fördert, ist eine Grundvoraussetzung. Weitere wichtige Merkmale und Funktionen, nach denen gesucht werden muss, sind die Fähigkeit der Benutzer, ihre eigenen spezifischen Aufgaben oder die Aufgaben anderer zuzuweisen und zu verfolgen, einen Projektzeitplan mit relevanten Fristen oder Meilensteinen bereitzustellen, potenzielle Risiken zu identifizieren und einen vollständigen Überblick über den Umfang zu erhalten eines bestimmten Projekts. Das ultimative Ziel jeder Zeit- und Projektmanagement-Software sollte es sein, die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, in enger Kommunikation zu bleiben und allen Beteiligten in Echtzeit Fortschritte zu ermöglichen.