¿Cuáles son los mejores consejos para la gestión de activos fijos?
La gestión de activos fijos es un proceso contable que busca rastrear el estado de los activos de la compañía, incluida la ubicación, la condición y otras características distintivas de cada activo. La idea detrás de este proceso es asegurarse de que los registros financieros de la compañía se actualicen constantemente para reflejar el estado real de todos los activos fijos en términos de valor actual. Hay varios pasos involucrados con la gestión responsable de activos fijos, incluido el uso de tecnología para identificar activos similares de otros, rastrear movimientos de esos activos de una ubicación a otra y calcular cualquier depreciación asociada con cada activo durante períodos fiscales sucesivos.
Un elemento clave de la gestión de activos fijos siempre es saber cuántas unidades de un determinado activo tangible posee la empresa. Por ejemplo, una empresa de fabricación rastrearía la cantidad de carretillas elevadoras de propiedad y operación como parte del curso normal de la productividad empresarial. En lugar de simplemente mantener un recuento de esas carretillas elevadoras, a cada activo se le asignaría un número de seguimiento o de serie. El número se usaría para identificar el activo en los registros contables, y también rastrear a qué área o departamento se asigna actualmente cada levantamiento como parte del proceso de seguimiento de activos. Esto le permite a la compañía mantener un inventario en funcionamiento y reasignar rápidamente los activos a otras áreas cuando y según sea necesario, sin perder la noción de lo que se está utilizando en la operación comercial general.
El seguimiento del movimiento de los activos es clave para el éxito de cualquier estrategia de gestión de activos fijos. Dependiendo de la naturaleza del negocio, este puede ser un proceso muy simple que requiere que los empleados usen un registro de inicio de sesión a medida que el equipo y otros activos comerciales se trasladan de un departamento a otro. En otros entornos, el uso de escáneres electrónicos permite informar los movimientos a una instalación de seguimiento central, con el software de gestión de activos utilizado para recibir datos de los escáneres y actualizar automáticamente la ubicación de cada activo escaneado. El uso de la tecnología moderna es especialmente útil cuando a veces se transfieren activos tangibles entre las instalaciones, ya que los escáneres permiten estampar la fecha y la hora de cada movimiento, proporcionando datos esenciales para la gestión del inventario y la evaluación de los impuestos de cada instalación.
La gestión de activos fijos no se trata solo de hacer un seguimiento de qué activos son propiedad y dónde se encuentran. El proceso también implica evaluar la depreciación incurrida en cada activo durante un período fiscal específico. Nuevamente, el software de hoy hace que el proceso sea mucho más fácil de administrar, ya que el cambio en el valor se identifica y registra utilizando el programa de software. Al hacerlo, es posible determinar rápidamente la cantidad de impuestos adeudados sobre el activo para un período determinado. Como resultado, la compañía está en condiciones de conocer siempre el valor actual de los activos, además de utilizar datos históricos para documentar reclamos por depreciación archivados en períodos fiscales anteriores.