Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania środkami trwałymi?
Zarządzanie środkami trwałymi jest procesem księgowym, który ma na celu śledzenie stanu aktywów firmy, w tym lokalizacji, stanu i innych charakterystycznych cech każdego środka trwałego. Ideą tego procesu jest upewnienie się, że dokumentacja finansowa firmy jest stale aktualizowana w celu odzwierciedlenia faktycznego stanu wszystkich środków trwałych pod względem wartości bieżącej. Odpowiedzialne zarządzanie środkami trwałymi obejmuje kilka etapów, w tym wykorzystanie technologii do identyfikacji podobnych środków od innych, śledzenia przepływów tych środków z jednej lokalizacji do drugiej oraz obliczenia amortyzacji związanej z każdym środkiem trwałym w kolejnych okresach podatkowych.
Jednym z kluczowych elementów zarządzania środkami trwałymi jest zawsze wiedza, ile jednostek danego środka trwałego posiada firma. Na przykład firma produkcyjna śledziłaby liczbę wózków widłowych posiadanych i obsługiwanych w ramach normalnego przebiegu wydajności biznesowej. Zamiast po prostu utrzymywać liczbę tych wózków widłowych, każdemu zasobowi przypisano numer śledzenia lub numer seryjny. Numer ten zostanie wykorzystany do zidentyfikowania zasobu w ewidencji księgowej, a także do śledzenia obszaru lub działu, do którego każda winda jest obecnie przypisana w ramach procesu śledzenia zasobu. Dzięki temu firma może utrzymywać bieżącą inwentaryzację i szybko ponownie alokować zasoby do innych obszarów, kiedy jest to konieczne i bez potrzeby, bez utraty wiedzy o tym, co jest używane w całej operacji biznesowej.
Śledzenie przepływu aktywów jest kluczem do sukcesu każdej strategii zarządzania środkami trwałymi. W zależności od charakteru firmy może to być bardzo prosty proces, który wymaga od pracowników korzystania z dziennika logowania, ponieważ sprzęt i inne zasoby biznesowe są przenoszone z jednego działu do drugiego. W innych ustawieniach użycie skanerów elektronicznych umożliwia zgłaszanie ruchów do centralnej placówki monitorującej, z oprogramowaniem do zarządzania zasobami używanym do odbierania danych ze skanerów i automatycznej aktualizacji lokalizacji każdego skanowanego zasobu. Zastosowanie nowoczesnej technologii jest szczególnie pomocne, gdy aktywa materialne są czasami przenoszone między obiektami, ponieważ skanery umożliwiają oznaczanie czasu i daty każdego ruchu, dostarczając niezbędnych danych do zarządzania zapasami i naliczania podatków dla każdego obiektu.
Zarządzanie środkami trwałymi polega nie tylko na śledzeniu, jakie aktywa są własnością i gdzie się znajdują. Proces ten obejmuje również ocenę amortyzacji poniesionej na każdy składnik aktywów w określonym okresie podatkowym. Ponownie, oprogramowanie dzisiaj znacznie ułatwia zarządzanie tym procesem, ponieważ zmiana wartości jest identyfikowana i rejestrowana za pomocą programu. Dzięki temu możliwe jest szybkie określenie kwoty podatków należnych od środka trwałego w danym okresie. W rezultacie firma jest w stanie zawsze znać bieżącą wartość aktywów, a także wykorzystywać dane historyczne do dokumentowania wniosków o amortyzację złożonych w poprzednich okresach podatkowych.