Jaké jsou nejlepší tipy pro správu aktiv?
Správa dlouhodobých aktiv je účetní proces, který se snaží sledovat stav aktiv společnosti, včetně umístění, stavu a dalších rozlišovacích charakteristik každého aktiva. Záměrem tohoto procesu je zajistit, aby finanční záznamy společnosti byly neustále aktualizovány, aby odrážely skutečný stav všech dlouhodobých aktiv z hlediska současné hodnoty. S odpovědnou správou dlouhodobého majetku je spojeno několik kroků, včetně použití technologie k identifikaci podobných aktiv od ostatních, sledování pohybu těchto aktiv z jednoho místa na druhé a výpočtu všech odpisů spojených s každým aktivem během následujících daňových období.
Jedním z klíčových prvků správy dlouhodobého majetku je vždy vědět, kolik jednotek daného hmotného majetku společnost vlastní. Například výrobní společnost by sledovala počet vysokozdvižných vozíků vlastněných a provozovaných jako součást běžného průběhu obchodní produktivity. Namísto jednoduchého udržování počtu hlav těchto vysokozdvižných vozíků by každému majetku bylo přiděleno sledovací nebo sériové číslo. Číslo by bylo použito k identifikaci aktiva v účetních záznamech a také ke sledování oblasti nebo oddělení, ke kterému je každý výtah aktuálně přiřazen jako součást procesu sledování aktiv. To společnosti umožňuje udržovat průběžný inventář a rychle alokovat aktiva do jiných oblastí, kdykoli je to potřeba, aniž by ztratila přehled o tom, co se používá v rámci celkové obchodní činnosti.
Sledování pohybu aktiv je klíčem k úspěchu jakékoli strategie správy aktiv. V závislosti na povaze podnikání to může být velmi jednoduchý proces, který vyžaduje, aby zaměstnanci používali přihlašovací přihlašovací údaje, protože zařízení a další obchodní aktiva se přesunují z jednoho oddělení do druhého. V jiných nastaveních použití elektronických skenerů umožňuje hlásit pohyby do centrálního sledovacího zařízení, přičemž software pro správu aktiv slouží k přijímání dat ze skenerů a automatické aktualizaci umístění každého skenovaného majetku. Použití moderní technologie je zvláště užitečné v případech, kdy je mezi zařízeními někdy převáděn hmotný majetek, protože skenery umožňují časově a datově označit každý pohyb, což poskytuje základní údaje pro správu zásob a vyměření daní pro každé zařízení.
Správa stálých aktiv není jen o sledování toho, která aktiva jsou vlastněna a kde jsou umístěna. Proces také zahrnuje posouzení odpisů vzniklých u každého aktiva během konkrétního daňového období. Software dnes opět usnadňuje řízení procesu, protože změna hodnoty je identifikována a zaznamenána pomocí softwarového programu. Tímto způsobem je možné rychle určit výši daní splatných z aktiv za dané období. Výsledkem je, že společnost je vždy schopna znát aktuální hodnotu aktiv a použít historické údaje k dokumentování nároků na odpisy podaných v minulých zdaňovacích obdobích.