¿Qué es una oficina intermedia?
La oficina intermedia es un término que se aplica a las funciones comerciales que se centran en el monitoreo y el suministro de información sobre el resultado de los esfuerzos realizados por la oficina principal. Los datos que recibe y estructura la oficina intermedia se transfieren a la oficina administrativa, que a su vez completa las transacciones necesarias para mantener el negocio activo. A menudo, esta sección del negocio forma parte de la división de operaciones de la empresa y centra su atención en tareas tan importantes como el control de calidad, la gestión de riesgos y la prevención de pérdidas.
En muchas situaciones, la oficina intermedia funciona como un mecanismo de apoyo para la oficina principal. Un ejemplo de este tipo de relación se puede ver en los esfuerzos de ventas de la empresa. A medida que la fuerza de ventas gana clientes para el negocio, la oficina intermedia maneja las tareas necesarias para manejar el proceso de cumplimiento, permitiendo que el cliente reciba los bienes o servicios solicitados. En el caso de que la oficina, como parte del área de operaciones del negocio, no pueda cumplir con las promesas hechas por la oficina principal, el cliente generalmente se pierde. Por esta razón, la comunicación estrecha entre quienes venden los productos y quienes se dedican a la entrega de productos es extremadamente importante.
Si bien el concepto de una oficina intermedia puede aplicarse a cualquier tipo de negocio, el término se usa de manera rutinaria en negocios que se centran en proporcionar servicios financieros. Aquí, esta sección de la operación de la compañía a menudo se enfoca en administrar el flujo de transacciones dentro de la compañía, así como en mantener registros detallados y precisos con respecto a esas transacciones. Esto hace que sea más fácil mantener una contabilidad precisa de los flujos de ganancias del negocio y desempeña un papel importante en la liquidación de cuentas.
La oficina intermedia a menudo tiene la responsabilidad de proporcionar a la oficina administrativa los datos necesarios para completar el proceso de transacción con el cliente. Una vez que el pedido de un cliente se ha preparado con éxito, los datos se transmiten a la oficina administrativa, donde se puede programar la entrega y se puede llevar a cabo el proceso de facturación. Sin la oficina intermedia para proporcionar detalles esenciales, la oficina administrativa no podría administrar estas funciones, y la compañía nunca generaría flujo de efectivo.
En casi cualquier tipo de negocio, la oficina intermedia funciona como el enlace perfecto de las funciones de mercado abierto de la empresa y la finalización exitosa de la interacción con el cliente. Al ayudar a administrar el flujo de información, administrar el uso de recursos en la preparación de la entrega del producto y transmitir datos esenciales para completar las transacciones, la oficina intermedia proporciona el marco que proporciona a la empresa una estructura operativa eficiente y lógica. . Cuando algún factor inhibe la capacidad de la oficina para administrar estas funciones importantes, a cualquier otra área del negocio le resulta mucho más difícil operar eficientemente.