¿Qué es la reconciliación de efectivo?
La conciliación de efectivo es un proceso que se utiliza para comparar los saldos encontrados entre los libros mayores y la cantidad de efectivo disponible. Este enfoque es necesario para las empresas que mantienen un fondo de caja chica, así como para conciliar la cantidad de dinero en cuentas bancarias con los saldos que se muestran en los registros contables. La idea básica detrás de la reconciliación de efectivo es dar cuenta de todos los recursos de efectivo y asegurarse de que no haya dudas sobre los fondos recibidos o gastados durante el período considerado.
Se puede realizar una conciliación de efectivo en cualquier momento. No es inusual que las empresas que mantienen un fondo de caja chica para compras rápidas de artículos por debajo de cierto precio realicen la conciliación de caja chica al menos una vez por semana. En algunos casos, el proceso de conciliar el efectivo disponible con los registros contables puede ocurrir diariamente. La decisión de con qué frecuencia participar en este tipo de reconciliación depende de la cantidad de transacciones ejecutadas cada día o semana, y el tipo de cuentas de efectivo involucradas.
Si bien el proceso de llevar a cabo una conciliación de efectivo variará de un entorno a otro, hay algunos aspectos básicos que probablemente se apliquen en cualquier situación. El primer paso generalmente implica contar el efectivo real disponible para determinar la cantidad que se puede verificar de inmediato. Al realizar la conciliación para el saldo de los fondos que se encuentran en una caja registradora, esto generalmente significa primero totalizar la cantidad de papel moneda disponible, luego también contar las monedas que también están en el registro. Esto sirve como base para hacer coincidir esos totales con los montos encontrados en el libro de contabilidad.
Por lo general, la conciliación de efectivo pasará al libro mayor y la contabilización necesaria para contabilizar los recibos y desembolsos realizados recientemente de las reservas de efectivo. Aquí, el objetivo es contabilizar cada una de estas transacciones, contabilizando tanto débitos como créditos para identificar la cantidad de efectivo que se muestra en la fecha actual. Idealmente, la cifra en el libro mayor estará de acuerdo con el inventario físico del efectivo disponible, haciendo posible considerar los libros equilibrados y los totales exactos. En el caso de que haya algún tipo de discrepancia, se deben tomar medidas para identificar la presencia de cualquier error de suma o resta en los libros, o intentar dar cuenta de la posibilidad de un desembolso de efectivo que no se registró en los libros.
Con todas las formas de conciliación de efectivo, es posible identificar discrepancias con relativa rapidez, lo que también significa que los problemas pueden resolverse antes de que las diferencias más pequeñas conduzcan a otras más grandes. Por ejemplo, la realización de una conciliación de caja registradora al final de cada día hábil contribuirá en gran medida a prevenir cualquier tipo de robo que pueda estar ocurriendo, así como a dar cuenta de cualquier situación en la que haya más efectivo disponible que reflejen los registros contables. . Identificar las discrepancias desde el principio mejora el potencial de identificar el origen rápidamente, hacer los ajustes necesarios y avanzar con un saldo de efectivo preciso.