Co to jest rozliczenie gotówkowe?
Uzgodnienie gotówki jest procesem stosowanym do porównania sald znalezionych między księgami i ilością gotówki w kasie. Takie podejście jest konieczne w przypadku przedsiębiorstw prowadzących drobny fundusz pieniężny, a także w celu uzgadniania kwoty pieniędzy na rachunkach bankowych z saldami wykazanymi w księgach rachunkowych. Podstawową ideą uzgadniania gotówki jest uwzględnienie wszystkich zasobów gotówkowych i upewnienie się, że nie ma wątpliwości co do środków otrzymanych lub wydanych w rozważanym okresie.
Uzgodnienie gotówki można przeprowadzić w dowolnym momencie. Nie jest niczym niezwykłym, że firmy prowadzące fundusz drobnych środków pieniężnych do szybkich zakupów przedmiotów po określonej cenie podejmują się drobnych uzgodnień co najmniej raz w tygodniu. W niektórych przypadkach proces uzgadniania gotówki pod ręką z zapisami księgowymi może zachodzić codziennie. Decyzja o tym, jak często angażować się w tego rodzaju uzgadnianie, zależy od liczby transakcji przeprowadzanych każdego dnia lub tygodnia oraz rodzaju kont gotówkowych.
Chociaż proces przeprowadzania uzgadniania środków pieniężnych będzie się różnił w zależności od ustawienia, istnieje kilka podstaw, które mogą mieć zastosowanie w każdej sytuacji. Pierwszy krok zazwyczaj polega na zliczeniu rzeczywistej gotówki w kasie w celu ustalenia kwoty, którą można natychmiast zweryfikować. Podczas uzgadniania salda środków znajdujących się w kasie, zwykle oznacza to najpierw zsumowanie ilości waluty papierowej w kasie, a następnie zliczenie monet znajdujących się również w rejestrze. Służy to za podstawę dopasowania tych sum z kwotami znalezionymi w księdze rachunkowej.
Zazwyczaj uzgadnianie środków pieniężnych przechodzi do księgi głównej i księgowania niezbędnego do rozliczenia wpływów i wypłat dokonanych ostatnio z rezerw gotówkowych. Tutaj celem jest rozliczenie każdej z tych transakcji, księgowanie zarówno obciążeń, jak i kredytów w celu zidentyfikowania ilości gotówki wyświetlanej na bieżącą datę. Idealnie, liczba w księdze rachunkowej zgadza się z fizycznym stanem gotówki w kasie, umożliwiając uznanie książek za zbilansowane i sumy dokładne. W przypadku rozbieżności należy podjąć kroki w celu wykrycia obecności błędów dodawania lub odejmowania w książkach lub próbować uwzględnić możliwość wypłaty gotówki, która nie została odnotowana w książkach.
Przy wszystkich formach uzgadniania gotówki możliwe jest stosunkowo szybkie rozróżnienie tożsamości, co oznacza również, że problemy można rozwiązać, zanim mniejsze różnice doprowadzą do większych. Na przykład przeprowadzenie uzgadniania środków pieniężnych z rejestru na koniec każdego dnia roboczego znacznie przyczyni się do uniknięcia wszelkiego rodzaju kradzieży, a także pozwoli uwzględnić wszelkie sytuacje, w których dostępna jest większa ilość gotówki, którą odzwierciedlają zapisy księgowe . Wczesne rozpoznanie rozbieżności zwiększa możliwość szybkiego zidentyfikowania źródła, dokonania niezbędnych korekt i przejścia z dokładnym saldem gotówkowym.