Was ist Barabstimmung?
Die Barabstimmung wird verwendet, um die Salden zwischen den Ledgern und dem Bargeldbestand zu vergleichen. Dieser Ansatz ist für Unternehmen erforderlich, die über einen Kassenbestand verfügen, und um den Geldbetrag auf Bankkonten mit den in den Buchungsunterlagen ausgewiesenen Beträgen abzugleichen. Der Grundgedanke bei der Barabstimmung besteht darin, alle Bargeldressourcen zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass keine Fragen bezüglich der während des betrachteten Zeitraums eingegangenen oder ausgegebenen Gelder bestehen.
Eine Barabstimmung kann jederzeit durchgeführt werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen, die einen Portokassenfonds für den schnellen Kauf von Artikeln zu einem bestimmten Preis unterhalten, mindestens einmal pro Woche einen Portokassenabgleich durchführen. In einigen Fällen kann die tägliche Abstimmung des Kassenbestands mit den Buchhaltungsunterlagen erfolgen. Die Entscheidung, wie oft diese Art der Abstimmung durchgeführt werden soll, hängt von der Anzahl der Transaktionen ab, die täglich oder wöchentlich ausgeführt werden, und von der Art der betreffenden Geldkonten.
Während der Prozess der Durchführung einer Barabstimmung von einer Einstellung zur nächsten variiert, gibt es einige Grundlagen, die wahrscheinlich in jeder Situation anwendbar sind. Im ersten Schritt wird in der Regel der tatsächliche Kassenbestand gezählt, um den Betrag zu ermitteln, der sofort überprüfbar ist. Bei der Abstimmung des in einer Registrierkasse gefundenen Guthabens wird in der Regel zuerst der Betrag der vorhandenen Papierwährung summiert und dann auch alle Münzen gezählt, die sich ebenfalls in der Registrierkasse befinden. Dies dient als Grundlage für die Zuordnung dieser Summen zu den Beträgen im Kontenbuch.
In der Regel wird die Barabstimmung in das Hauptbuch und die Buchung überführt, die erforderlich sind, um die Ein- und Auszahlungen zu berücksichtigen, die kürzlich aus den Bargeldreserven getätigt wurden. Hierbei ist das Ziel, jede dieser Transaktionen zu bilanzieren und sowohl Lastschriften als auch Gutschriften zu buchen, um den Bargeldbetrag zu ermitteln, der zum aktuellen Datum angezeigt wird. Im Idealfall stimmt die Zahl im Hauptbuch mit dem physischen Inventar des Kassenbestands überein, wodurch es möglich wird, die Bücher als ausgeglichen und die Gesamtsummen als korrekt zu betrachten. Im Falle einer Unstimmigkeit müssen Schritte unternommen werden, um das Vorhandensein von Additions- oder Subtraktionsfehlern in den Büchern festzustellen oder um zu versuchen, die Möglichkeit einer Auszahlung von Bargeld zu berücksichtigen, das nicht in den Büchern erfasst wurde.
Bei allen Formen der Barabstimmung ist es möglich, Diskrepanzen relativ schnell zu identifizieren, was auch bedeutet, dass die Probleme gelöst werden können, bevor kleinere Unterschiede zu größeren führen. Zum Beispiel trägt die Durchführung einer Kassenabstimmung am Ende eines jeden Geschäftstages erheblich dazu bei, jegliche Art von Diebstahl zu verhindern und Situationen zu berücksichtigen, in denen mehr Kassenbestand vorhanden ist, als in den Buchhaltungsunterlagen angegeben ist . Durch frühzeitiges Erkennen der Abweichungen wird das Potenzial erhöht, den Ursprung schnell zu identifizieren, die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen und einen genauen Barausgleich zu erzielen.