Hva er kontantavstemming?

Kontantavstemming er en prosess som brukes til å sammenligne saldoen som er funnet mellom hovedbøker og mengden kontanter som er tilgjengelig. Denne tilnærmingen er nødvendig for virksomheter som opprettholder et lite kontantfond, samt for å avstemme mengden penger på bankkontoer med saldoen som vises i regnskap. Den grunnleggende ideen bak kontantavstemming er å redegjøre for alle kontante ressurser og sørge for at det ikke er spørsmål angående penger som er mottatt eller brukt i løpet av den aktuelle perioden.

En kontantavstemming kan gjennomføres når som helst. Det er ikke uvanlig at bedrifter som opprettholder et småkassefond for raske kjøp av varer under en viss pris, skal gjennomføre småkontantavstemming minst en gang hver uke. I noen tilfeller kan prosessen med å avstemme kontanter for hånden med regnskapsmaterialet skje på daglig basis. Avgjørelsen om hvor ofte man skal delta i denne typen avstemming avhenger av mengden transaksjoner som utføres hver dag eller uke, og typen kontantkontoer som er involvert.

Mens prosessen med å gjennomføre en kontantavstemming vil variere fra en innstilling til den neste, er det noen få grunnleggende elementer som sannsynligvis vil gjelde i enhver situasjon. Det første trinnet innebærer vanligvis å telle de faktiske kontantene for hånden for å bestemme beløpet som umiddelbart kan etterprøves. Når du utfører avstemmingen for saldoen av midler som finnes i et kassaapparat, betyr det vanligvis å totalisere mengden papirvaluta som er til hånden først, og deretter også telle eventuelle mynter som også er i registeret. Dette fungerer som grunnlag for å matche disse totalen med beløpene som er funnet i regnskapshovedboken.

Vanligvis vil kontantavstemmingen gå videre til hovedboken og konteringen som er nødvendig for å redegjøre for kvitteringer og utbetalinger som nylig er gjort fra kontantbeholdningen. Her er målet å gjøre rede for hver av disse transaksjonene, legge ut både debet og kreditter for å identifisere mengden kontanter som vises på gjeldende dato. Ideelt sett vil figuren i hovedboken stemme overens med den fysiske beholdningen av kontantene som er tilgjengelig, og gjøre det mulig å vurdere bøkene balansert og totalen nøyaktig. I tilfelle det er en form for avvik, må det iverksettes tiltak for å identifisere tilstedeværelsen av eventuelle tilleggs- eller subtraksjonsfeil i bøkene, eller forsøke å redegjøre for muligheten for utbetaling av kontanter som ikke ble registrert i bøkene.

Med alle former for kontantavstemming er det mulig å identifisere avvik relativt raskt, noe som også betyr at problemene kan løses før mindre forskjeller fører til større. For eksempel vil det å gjennomføre en kontantavstemming på registeret ved slutten av hver virkedag gå langt i retning av å forhindre enhver tyveri som kan oppstå, samt gjøre rede for situasjoner der det er mer penger til rådighet som regnskapspostene gjenspeiler. . Å identifisere avvikene tidlig forbedrer potensialet for å identifisere opprinnelsen raskt, gjøre nødvendige justeringer og gå videre med en nøyaktig kontantbalanse.