Vad är kontantavstämning?
Kontantavstämning är en process som används för att jämföra balans mellan bokar och mängden kontanter som finns. Detta tillvägagångssätt är nödvändigt för företag som upprätthåller en liten kassa och för att förena mängden pengar på bankkonton med saldona som visas i redovisningsregister. Den grundläggande tanken bakom kontantavstämning är att redovisa alla kontanta resurser och se till att det inte finns några frågor angående pengar som erhållits eller spenderats under skadeundersökningsperioden.
En kontantavstämning kan genomföras när som helst. Det är inte ovanligt att företag som upprätthåller en småkassa för snabba inköp av artiklar under ett visst pris ska genomföra småkassaavstämningen minst en gång i veckan. I vissa fall kan processen för att avstämma kontanter som är till hands med bokföringsdokumenten ske dagligen. Beslutet om hur ofta att göra en sådan avstämning beror på mängden transaktioner som genomförs varje dag eller vecka och typen av kontantkonton.
Medan processen för att genomföra en kontantavstämning varierar från en inställning till nästa, finns det några grunder som sannolikt kommer att gälla i alla situationer. Det första steget innebär vanligtvis att räkna de faktiska kontanterna för att bestämma det belopp som omedelbart kan verifieras. När man gör avstämningen för den balans som finns i ett kassaapparat betyder det vanligtvis att man sammanställer pappersvalutan först och sedan räknar alla mynt som också finns i registret. Detta fungerar som grund för att matcha dessa summor med de belopp som finns i bokföringsbok.
Vanligtvis kommer kontantavstämningen att gå vidare till den huvudbok och bokföringen som krävs för att redovisa de kvitton och utbetalningar som nyligen gjorts från kassareserven. Här är målet att redovisa var och en av dessa transaktioner, bokföra både debiteringar och krediter för att identifiera mängden kontanter som visas från det aktuella datumet. Helst kommer siffran i boken att överensstämma med den fysiska inventeringen av de kontanter som finns, vilket gör det möjligt att betrakta böckerna balanserade och totala exakta. I händelse av någon form av avvikelse måste åtgärder vidtas för att identifiera förekomsten av eventuella tilläggs- eller subtraktionsfel i böckerna eller försöka redogöra för möjligheten till utbetalning från kontanter som inte registrerades i böckerna.
Med alla former av kontantavstämning är det möjligt att identifiera avvikelser relativt snabbt, vilket också innebär att problemen kan lösas innan mindre skillnader leder till större. Till exempel, genomföra en registeravstämning i slutet av varje arbetsdag kommer att gå långt mot att förhindra någon typ av stöld som kan inträffa samt ta hänsyn till situationer där det finns mer kontanter till hands som redovisningsregistrerna återspeglar . Att identifiera avvikelserna tidigt förbättrar potentialen att identifiera ursprunget snabbt, göra nödvändiga justeringar och gå vidare med en exakt kassabalans.