¿Qué es la contratación pública?
El concepto principal de la contratación pública es que a través de la planificación avanzada, la programación y la compra en grupo, una gran organización puede ahorrar dinero y aumentar la eficiencia de la operación comercial diaria. El nivel de cumplimiento de estos conceptos varía ampliamente en todos los niveles de gobierno y, a veces, incluso dentro de una agencia gubernamental. La actividad de compra del gobierno tiene un gran impacto en la economía local, debido al gran tamaño y variedad de impacto.
Hay cuatro pasos incorporados en la mayoría de las políticas de contratación pública: compras grupales, entrega justo a tiempo, precios negociados a granel y gastos administrativos reducidos. Además de estos elementos, todas las agencias y departamentos gubernamentales tienen políticas y pautas de adquisiciones por escrito a seguir. Los procedimientos que rodean la selección de proveedores, las pautas de licitación para contratos de alto valor en dólares y las condiciones de pago a menudo son documentos públicos. Otro aspecto de la contratación pública son las reglas que rodean las relaciones comerciales. Muchas políticas de adquisición prohíben la aceptación de obsequios de los proveedores y tienen reglas estrictas que rodean la frecuencia y los lugares de las reuniones.
La compra grupal es el proceso de combinar los requisitos de recursos totales para diferentes departamentos y crear una orden de compra. Los departamentos pueden estar ubicados físicamente en diferentes lugares y tener diferentes plazos de entrega. Se requiere coordinación y cooperación para aprovechar las oportunidades de compra grupal. Las grandes agencias gubernamentales pueden exigir el cumplimiento de ciertos contratos de compra, generalmente para productos genéricos ampliamente utilizados. La fotocopia o el papel de impresión es un producto común para este tipo de contrato, ya que los requisitos básicos del producto son los mismos para todos.
La entrega justo a tiempo es una técnica de gestión, donde el proveedor es responsable de garantizar que las cantidades compradas de materiales estén listas y disponibles para la entrega en las fechas y horas especificadas. Este tipo de requisito de entrega generalmente se combina con compras grupales, lo que mantiene bajos los costos de almacenamiento para el cliente. La desventaja de este tipo de acuerdo es la falta de flexibilidad para hacer frente a emergencias y la dependencia de una red de entrega.
La fijación de precios y la negociación a granel es muy importante al completar la contratación pública. Las negociaciones generalmente las completa el director de adquisiciones o el agente de compras senior en nombre de una agencia o departamento grande. Aquí es donde se puede lograr el verdadero valor del dólar, ahorrando dinero a los contribuyentes sin comprometer el servicio.
Los gastos generales administrativos son el costo para la organización de todo el ciclo de compras a pagar. Esto incluye los salarios y los costos de soporte para el personal de adquisiciones, el procesamiento de facturas, la producción de cheques y la resolución de consultas de proveedores. Muchas agencias gubernamentales mantienen un departamento central de adquisiciones como parte de un programa de reducción de costos. Este tipo de estructura organizacional aumenta las oportunidades de compra cooperativa y el monitoreo de la actividad de compra.