Qu'est-ce qu'un marché public?
Le concept principal des marchés publics est que, grâce à la planification avancée, à la planification et aux achats groupés, une grande organisation peut économiser de l'argent et augmenter l'efficacité des opérations commerciales quotidiennes. Le degré de conformité à ces concepts varie considérablement à tous les niveaux de gouvernement, et parfois même au sein d'un organisme gouvernemental. L'activité d'achat du gouvernement a un impact énorme sur l'économie locale, en raison de la taille et de la variété des impacts.
La plupart des politiques gouvernementales en matière d’achats comportent quatre étapes: achat groupé, livraison «juste à temps», prix de gros négocié, et frais administratifs réduits. En plus de ces éléments, tous les organismes et ministères du gouvernement doivent suivre des politiques écrites en matière d’achats. La procédure entourant la sélection des fournisseurs, les directives en matière d’appel d’offres pour les contrats de valeur élevée et les conditions de paiement sont souvent des documents publics. Les règles régissant les relations d’affaires sont un autre aspect des marchés publics. De nombreuses politiques d'approvisionnement interdisent l'acceptation des cadeaux des fournisseurs et appliquent des règles strictes concernant la fréquence et le lieu des réunions.
Les achats groupés consistent à combiner le total des besoins en ressources de différents services et à créer un seul bon de commande. Les départements peuvent être physiquement situés à différents endroits et avoir des délais de livraison différents. La coordination et la coopération sont nécessaires pour tirer parti des opportunités d'achat en groupe. Les grandes agences gouvernementales peuvent imposer le respect de certains contrats d'achat, généralement pour des produits génériques largement utilisés. Le papier de photocopie ou d'impression est un produit courant pour ce type de contrat, car les exigences de base du produit sont les mêmes pour tous.
La livraison "juste à temps" est une technique de gestion selon laquelle le fournisseur est responsable de l’assurance que les quantités de matériel achetées sont prêtes et disponibles à la livraison aux dates et heures spécifiées. Ce type d’exigence de livraison est généralement associé à des achats groupés, ce qui réduit les coûts de stockage pour le client. L'inconvénient de ce type d'accord est le manque de flexibilité pour faire face aux urgences et le recours à un réseau de distribution.
Les prix de gros et la négociation sont très importants lors de la passation des marchés publics. Les négociations sont généralement menées à bien par le directeur des achats ou le principal agent d’achat au nom d’une grande agence ou d’un grand service. C’est là que l’on peut obtenir une valeur réelle pour le dollar, faisant économiser de l’argent aux contribuables sans compromettre le service.
Les frais généraux administratifs représentent le coût supporté par l'organisation pour l'ensemble du cycle de paiement d'un processus d'approvisionnement. Cela inclut les salaires et les coûts de support pour le personnel des achats, le traitement des factures, la production de chèques et la résolution des demandes de fournisseurs. De nombreuses agences gouvernementales disposent d’un service central des achats dans le cadre d’un programme de réduction des coûts. Ce type de structure organisationnelle accroît les possibilités d’achat coopératif et de suivi de l’activité d’achat.