Hva er offentlige anskaffelser?

Det viktigste konseptet med offentlige anskaffelser er at gjennom avansert planlegging, planlegging og gruppekjøp, kan en stor organisasjon spare penger og øke effektiviteten i den daglige forretningsdriften. Nivået på samsvar med disse konseptene varierer mye på alle nivåer av myndigheter, og noen ganger til og med i et myndighetsorgan. Offentlige innkjøpsaktiviteter har stor innvirkning på den lokale økonomien på grunn av den store størrelsen og variasjonen av innvirkningen.

Det er fire trinn som er innlemmet i de fleste offentlige anskaffelsespolitikker: gruppekjøp, bare i tide levering, forhandlet bulk priser og redusert administrativt omkostning. I tillegg til disse elementene, har alle offentlige etater og avdelinger skrevet anskaffelsesprinsipper og retningslinjer som skal følges. Prosedyre rundt valg av leverandører, anbudsretningslinjer for kontrakter med høy verdi og betalingsbetingelser er ofte offentlige dokumenter. Et annet aspekt ved offentlige anskaffelser er reglene rundt forretningsforhold. Mange anskaffelsespolitikker forbyr aksept av gaver fra leverandører og har strenge regler rundt møtefrekvens og plassering.

Gruppekjøp er prosessen med å kombinere de totale ressursbehovene for forskjellige avdelinger og opprette en innkjøpsordre. Avdelingene kan være fysisk plassert forskjellige steder og ha forskjellige leveringsfrister. Koordinering og samarbeid er nødvendig for å dra nytte av gruppekjøpsmuligheter. Store offentlige etater kan kreve overholdelse av visse kjøpekontrakter, vanligvis for mye brukte generiske produkter. Fotokopi eller utskriftspapir er et vanlig produkt for denne typen kontrakter, ettersom de grunnleggende produktkravene er de samme for alle.

Bare i løpet av tiden er levering en administrasjonsteknikk, der leverandøren er ansvarlig for å sikre at de kjøpte materialmengdene er klare og tilgjengelige for levering til angitte datoer og tidspunkter. Denne typen leveransebehov kombineres vanligvis med gruppekjøp, noe som holder lagringskostnadene nede for kunden. Ulempen med denne typen avtaler er mangel på fleksibilitet til å håndtere nødssituasjoner og avhengighet av et leveringsnettverk.

Bulkprising og forhandling er veldig viktig når du fullfører offentlige anskaffelser. Forhandlingene blir vanligvis fullført av anskaffelsesdirektøren eller seniorinnkjøpsagenten på vegne av et stort byrå eller avdeling. Det er her virkelig verdi for dollar kan oppnås, og sparer skattebetalere penger uten å gå på akkord med tjenesten.

Administrasjonskostnader er kostnadene for organisasjonen for hele anskaffelsens lønnssyklus. Dette inkluderer lønn og støttekostnader for anskaffelsesmedarbeidere, fakturabehandling, sjekk produksjon og løsning av leverandørhenvendelser. Mange offentlige etater opprettholder en sentral anskaffelsesavdeling som del av et kostnadsreduserende program. Denne typen organisasjonsstrukturer øker mulighetene for samarbeidskjøp og overvåking av innkjøpsaktivitet.