Hvad er offentlige indkøb?
Det primære koncept med offentlige indkøb er, at gennem avanceret planlægning, planlægning og gruppekøb kan en stor organisation spare penge og øge effektiviteten i den daglige forretningsdrift. Overholdelsesniveauet med disse koncepter varierer vidt mellem alle regeringsniveauer og nogle gange endda inden for et regeringsorgan. Regeringens købsaktivitet har en enorm indflydelse på den lokale økonomi på grund af den store størrelse og forskellige påvirkninger.
Der er fire trin, der er indarbejdet i de fleste offentlige indkøbspolitikker: gruppekøb, lige i tide levering, forhandlede bulkpriser og reduceret administrativ omkostning. Ud over disse poster har alle offentlige agenturer og afdelinger skrevet indkøbspolitikker og retningslinjer, der skal følges. Procedure omkring valg af leverandører, udbudsretningslinjer for kontrakter med høj værdi af dollar og betalingsbetingelser er ofte offentlige dokumenter. Et andet aspekt af offentlige indkøb er reglerne for forretningsforbindelser. Mange indkøbspolitikker forbyder accept af gaver fra leverandører og har strenge regler omkring mødefrekvens og placering.
Gruppekøb er processen med at kombinere de samlede ressourcebehov for forskellige afdelinger og oprette en indkøbsordre. Afdelingerne kan være fysisk placeret forskellige steder og har forskellige leveringsfrister. Koordinering og samarbejde kræves for at drage fordel af gruppekøbsmuligheder. Store offentlige agenturer kan give mandat til at overholde visse indkøbskontrakter, typisk for almindeligt anvendte generiske produkter. Fotokopi eller udskrivningspapir er et almindeligt produkt for denne type kontrakter, da de grundlæggende produktkrav er de samme for alle.
Lige i tide er levering en styringsteknik, hvor leverandøren er ansvarlig for at sikre, at de købte mængder af materialer er klar og tilgængelige til levering på de specificerede datoer og tidspunkter. Denne type leveringskrav er typisk kombineret med gruppekøb, hvilket holder lageromkostningerne nede for kunden. Ulempen med denne type aftaler er en mangel på fleksibilitet til at håndtere nødsituationer og afhængighed af et leveringsnetværk.
Mængdepriser og forhandlinger er meget vigtige, når de offentlige indkøb gennemføres. Forhandlinger afsluttes typisk af indkøbsdirektøren eller den øverste købsagent på vegne af et stort agentur eller afdeling. Det er her, der kan opnås ægte værdi for dollar, hvilket sparer skatteyderne penge uden at gå på kompromis med tjenesten.
Administrativt overhead er organisationens omkostninger for hele anskaffelsens løncyklus. Dette inkluderer lønninger og supportomkostninger for indkøbspersonale, fakturabehandling, kontrol af produktion og løsning af sælgerhenvendelser. Mange regeringsorganer opretholder en central indkøbsafdeling som en del af et omkostningsbesparende program. Denne type organisationsstruktur øger mulighederne for kooperativ kooperation og overvågning af købsaktivitet.