Wat is overheidsopdrachten?
Het primaire concept van overheidsopdrachten is dat een grote organisatie door geavanceerde planning, planning en groepsaankopen geld kan besparen en de efficiëntie van de dagelijkse bedrijfsvoering kan vergroten. Het niveau van naleving van deze concepten varieert sterk tussen alle overheidsniveaus, en soms zelfs binnen een overheidsinstantie. De inkoopactiviteit van de overheid heeft een enorme impact op de lokale economie, vanwege de enorme omvang en de verscheidenheid aan impact.
Er zijn vier stappen opgenomen in het meeste inkoopbeleid van de overheid: groepsaankopen, just-in-time levering, onderhandelde bulkprijzen en lagere administratieve overhead. Naast deze items hebben alle overheidsinstanties en -afdelingen geschreven inkoopbeleid en richtlijnen om te volgen. Procedure rondom de selectie van leveranciers, aanbestedingsrichtlijnen voor contracten met een hoge dollar en betalingsvoorwaarden zijn vaak openbare documenten. Een ander aspect van overheidsopdrachten zijn de regels rond zakelijke relaties. Veel inkoopbeleid verbiedt de acceptatie van geschenken van leveranciers en heeft strikte regels met betrekking tot vergaderfrequentie en locaties.
Groeps kopen is het combineren van de totale benodigde middelen voor verschillende afdelingen en het creëren van één inkooporder. De afdelingen kunnen fysiek op verschillende plaatsen zijn gevestigd en hebben verschillende levertijden. Coördinatie en samenwerking is vereist om te profiteren van kansen voor groepsaankopen. Grote overheidsinstanties kunnen de naleving van bepaalde inkoopcontracten opleggen, meestal voor veelgebruikte generieke producten. Fotokopie of drukpapier is een veel voorkomend product voor dit type contract, omdat de basisproductvereisten voor iedereen hetzelfde zijn.
Just in time levering is een managementtechniek, waarbij de leverancier ervoor zorgt dat de gekochte hoeveelheden materialen klaar en beschikbaar zijn voor levering op de opgegeven data en tijden. Dit type leveringsvereiste wordt meestal gecombineerd met groepsaankopen, waardoor de opslagkosten voor de klant laag blijven. Het nadeel van dit soort overeenkomsten is een gebrek aan flexibiliteit bij het omgaan met noodsituaties en het vertrouwen op een leveringsnetwerk.
Bulkprijzen en onderhandelen zijn erg belangrijk bij het voltooien van overheidsopdrachten. Onderhandelingen worden doorgaans afgerond door de inkoopdirecteur of senior inkoopagent namens een groot bureau of afdeling. Dit is waar echte waarde voor de dollar kan worden bereikt, waardoor belastingbetalers geld kunnen besparen zonder in te leveren op service.
Administratieve overhead is de kost voor de organisatie voor de gehele inkoop-tot-betalingscyclus. Dit omvat de salarissen en ondersteuningskosten voor inkooppersoneel, factuurverwerking, productie van cheques en het oplossen van vragen van leveranciers. Veel overheidsinstanties onderhouden een centrale inkoopafdeling als onderdeel van een kostenbesparend programma. Dit type organisatiestructuur vergroot de mogelijkheden voor coöperatief kopen en monitoren van inkoopactiviteiten.