Was ist das öffentliche Beschaffungswesen?
Das Hauptkonzept des öffentlichen Beschaffungswesens besteht darin, dass eine große Organisation durch fortschrittliche Planung, Planung und Gruppenkauf Geld sparen und die Effizienz des täglichen Geschäftsbetriebs steigern kann. Der Grad der Einhaltung dieser Konzepte ist auf allen Regierungsebenen und manchmal sogar innerhalb einer Regierungsbehörde sehr unterschiedlich. Die staatlichen Einkaufstätigkeiten haben aufgrund ihrer Größe und Vielfalt enorme Auswirkungen auf die lokale Wirtschaft.
In den meisten staatlichen Beschaffungsrichtlinien sind vier Schritte enthalten: Gruppenkauf, Just-in-Time-Lieferung, ausgehandelte Staffelpreise und reduzierter Verwaltungsaufwand. Zusätzlich zu diesen Punkten haben alle Regierungsbehörden und Abteilungen schriftliche Beschaffungsrichtlinien und -richtlinien zu befolgen. Verfahren zur Auswahl von Anbietern, Ausschreibungsrichtlinien für Verträge mit hohem Dollarbetrag und Zahlungsbedingungen sind häufig öffentliche Dokumente. Ein weiterer Aspekt des öffentlichen Beschaffungswesens sind die Regeln für Geschäftsbeziehungen. Viele Beschaffungsrichtlinien verbieten die Annahme von Geschenken von Lieferanten und haben strenge Regeln bezüglich der Häufigkeit und des Standorts von Besprechungen.
Beim Gruppenkauf werden die gesamten Ressourcenanforderungen für verschiedene Abteilungen kombiniert und eine Bestellung erstellt. Die Abteilungen können sich physisch an verschiedenen Orten befinden und unterschiedliche Lieferfristen haben. Koordination und Kooperation sind erforderlich, um die Einkaufsmöglichkeiten der Gruppe zu nutzen. Große Regierungsbehörden können die Einhaltung bestimmter Kaufverträge vorschreiben, typischerweise für weit verbreitete Generika. Fotokopier- oder Druckpapier ist ein gängiges Produkt für diese Art von Verträgen, da die grundlegenden Produktanforderungen für alle gleich sind.
Die Just-in-Time-Lieferung ist eine Managementtechnik, bei der der Lieferant dafür verantwortlich ist, dass die gekauften Materialmengen zu den angegebenen Terminen und Zeiten zur Lieferung bereitstehen. Diese Art der Lieferung ist in der Regel mit dem Kauf einer Gruppe verbunden, wodurch die Lagerkosten für den Kunden niedrig bleiben. Der Nachteil dieser Art von Vereinbarung ist die mangelnde Flexibilität bei der Bewältigung von Notfällen und das Vertrauen in ein Zustellnetz.
Mengenpreise und Verhandlungen sind sehr wichtig, wenn das öffentliche Beschaffungswesen abgeschlossen werden soll. Die Verhandlungen werden in der Regel vom Einkaufsleiter oder leitenden Einkäufer im Auftrag einer großen Agentur oder Abteilung abgeschlossen. Hier kann ein echtes Preis-Leistungs-Verhältnis erzielt werden, das den Steuerzahlern Geld spart, ohne Kompromisse beim Service einzugehen.
Der administrative Aufwand ist der Aufwand für die Organisation, den der gesamte Beschaffungszyklus zu zahlen hat. Dies umfasst die Gehälter und Supportkosten für das Beschaffungspersonal, die Rechnungsbearbeitung, die Prüfung der Produktion und die Lösung von Lieferantenanfragen. Viele Regierungsbehörden unterhalten im Rahmen eines Kostensenkungsprogramms eine zentrale Beschaffungsabteilung. Diese Art der Organisationsstruktur erhöht die Möglichkeiten für einen kooperativen Einkauf und die Überwachung der Einkaufsaktivitäten.