Vad är offentlig upphandling?

Det primära konceptet för offentlig upphandling är att genom avancerad planering, schemaläggning och gruppköp kan en stor organisation spara pengar och öka effektiviteten i den dagliga affärsverksamheten. Graden av efterlevnad av dessa koncept varierar mycket mellan alla regeringsnivåer, och ibland även inom en myndighet. Regeringens inköpsaktivitet har en enorm inverkan på den lokala ekonomin på grund av den stora storleken och de olika effekterna.

Det finns fyra steg som införlivas i de flesta statliga upphandlingspolicyer: gruppköp, precis i tidleverans, förhandlade bulkprissättning och minskad administrativ omkostnad. Utöver dessa artiklar har alla myndigheter och avdelningar skrivit upphandlingspolicyer och riktlinjer att följa. Förfarande kring valet av leverantörer, anbudsinriktningar för kontrakt med högt värde i dollar och betalningsvillkor är ofta offentliga dokument. En annan aspekt av offentlig upphandling är reglerna kring affärsrelationer. Många upphandlingspolicyer förbjuder accept av gåvor från leverantörer och har strikta regler kring mötesfrekvens och platser.

Gruppköp är processen att kombinera de totala resurskraven för olika avdelningar och skapa en inköpsorder. Avdelningarna kan fysiskt lokaliseras på olika platser och har olika leveranstider. Samordning och samarbete krävs för att dra nytta av gruppköpmöjligheter. Stora myndigheter kan kräva att vissa inköpskontrakt uppfylls, vanligtvis för allmänt använda generiska produkter. Fotokopia eller tryckpapper är en vanlig produkt för denna typ av kontrakt, eftersom de grundläggande produktkraven är desamma för alla.

Just i tid leverans är en hanteringsteknik, där leverantören är ansvarig för att se till att de köpta mängderna material är redo och tillgängliga för leverans vid de angivna datum och tider. Denna typ av leveranskrav kombineras vanligtvis med gruppköp, vilket håller lagringskostnaderna nere för kunden. Nackdelen med denna typ av avtal är en brist på flexibilitet för att hantera nödsituationer och beroende av ett leveransnätverk.

Bulkprissättning och förhandling är mycket viktigt vid genomförandet av statliga upphandlingar. Förhandlingarna slutförs vanligtvis av upphandlingsdirektören eller den höga inköpsagenten på uppdrag av en stor byrå eller avdelning. Det är här som verkligt värde för dollar kan uppnås, vilket sparar skattebetalarna pengar utan att kompromissa med tjänsten.

Administrativt omkostnad är organisationens kostnader för hela betalningscykeln för upphandling. Detta inkluderar löner och supportkostnader för anskaffningspersonal, fakturabehandling, kontroll av produktion och lösning av leverantörsförfrågningar. Många myndigheter har en central upphandlingsavdelning som en del av ett kostnadsbesparande program. Denna typ av organisationsstruktur ökar möjligheterna till samarbetsinköp och övervakning av inköpsaktivitet.