Vad är ett elektroniskt kontor?

Också känt som ett e-kontor, är ett elektroniskt kontor en term som hänvisar till alla kontorsmiljöer som utnyttjar datorteknologi betydligt för att fungera. Begreppet myntades först under mitten av 1900-talet och började komma i allmänt bruk under decenniet av 1980-talet när fler kontorsmiljöer undkom med manuella metoder och började förlita sig mer på en kombination av stationära datorer, stordatorer och servrar. att hantera ett antal jobbrelaterade uppgifter. I dag likställs ett elektroniskt kontor oftare med det virtuella kontoret, vilket innebär användning av trådlös teknik för att låta människor arbeta från nästan var som helst med rätt typ av bärbar dator eller bärbar dator och en pålitlig trådlös anslutning.

En av de främsta fördelarna med ett elektroniskt kontor är förmågan att förlita sig mindre på papperskopior för att hantera olika affärsuppgifter. Exempelvis skulle en redovisnings- eller faktureringsproffs kunna minska användningen av traditionella bokböcker för papperskopior genom att använda redovisningsprogramvara för att fakturera order, skapa fakturor och till och med att bokföra betalningar som erhållits på utestående fakturor. På samma sätt kan en säljare dra nytta av användningen av ett elektroniskt kontor genom att använda en säljdatabas snarare än att upprätthålla pappersfiler för varje kund och kund. Även många kontoristiska uppgifter som att skriva brev eller förbereda presentationer kan nu göras elektroniskt, vilket ytterligare reducerar pappersförbrukningen samtidigt som det underlättar att hålla data organiserade och enkla att hämta.

Tillsammans med att minska konsumtionen av papper i samband med att utföra olika uppgifter ger en elektronisk kontorsmiljö också en högre säkerhetsnivå. Användare kan lösenordsskydda olika dokument, begränsa åtkomst till databaser med lösenord och till och med låsa åtkomst till filer som placeras i någon fjärrdatalagringslösning genom att kryptera åtkomsten på något sätt. Även om det inte är idiotsäker, anses denna säkerhetsnivå vanligtvis vara en förbättring jämfört med användningen av låsta arkiveringsskåp, kassaskåp och valv som vanligtvis användes före skrivbordets dators tillkomst.

Även om det elektroniska kontoret inte har eliminerat användningen av papper i en affärsmiljö, minskar ansvarsfull användning av mjukvaruprogram och företagsnätverk avsevärt behovet av att behålla papperskopior. Eftersom dokumenten kan skrivas ut när och vid behov är det utrymme som krävs för att inrätta ett elektroniskt kontor betydligt mindre, en fördel som är särskilt viktig när utrymmet är på högsta nivå. I vissa branscher har användningen av det virtuella kontoret gjort det möjligt för anställda att arbeta på distans snarare än på en central plats, en fördel som kraftigt kan minska driftskostnaderna.