Co je to elektronická kancelář?

, známá také jako E-Office, je elektronická kancelář termín, který odkazuje na jakékoli kancelářské prostředí, které významně využívá výpočetní technologie k provozu. Termín byl poprvé vytvořen v polovině 20. století a začal se běžně používat během desetiletí 80. let, protože více kancelářských prostředí vydávajících manuální metody a začalo se více spoléhat na kombinaci stolních počítačů, mainframů a serverů ke správě řady úkolů souvisejících s prací. Elektronická kancelář je dnes častěji srovnávána s virtuální kanceláří, která zahrnuje použití bezdrátové technologie, aby umožnila lidem pracovat od prakticky kdekoli se správným typem notebooku nebo notebooku a spolehlivé bezdrátové připojení.

Jednou z hlavních výhod elektronické kanceláře je schopnost méně spoléhat na tištěné dokumenty pro správu různých obchodních úkolů. Například účetní nebo fakturační profesionál by byl schopen výrazně snížit používání tradičního tvrdéhoZkopírujte účetní knihy využitím účetního softwaru k účtování objednávek, vytvořením faktur a dokonce k zasílání plateb obdržených na nesplacených fakturech. Podobně může prodejce těžit z používání elektronické kanceláře tím, že využívá prodejní databázi spíše než o údržbu papírových souborů o každé perspektivě a zákazníkovi. Dokonce i mnoho administrativních úkolů, jako je psaní dopisů nebo příprava prezentací, lze nyní provádět elektronicky, což dále snižuje spotřebu papíru a zároveň usnadňuje udržení dat organizovaných a snadno se načíst.

Spolu se snížením spotřeby papíru spojeného s prováděním různých úkolů poskytuje elektronické kancelářské prostředí také vyšší úroveň zabezpečení. Uživatelé mohou heslem chránit různé dokumenty, omezit přístup k databázím pomocí přístupových kódů a dokonce uzamknout přístup k souborům umístěným do řešení vzdáleného úložiště dat šifrováním přístupu v některých mAnner. Ačkoli to není spolehlivá, tato úroveň zabezpečení je obvykle považována za zlepšení oproti používání uzamčených skříní, trezory a trezorů, které byly běžně používány před příchodem stolního počítače.

Zatímco Elektronická kancelář nevyloučila používání papíru v podnikatelském prostředí, odpovědné používání softwarových programů a firemních sítí výrazně snižuje potřebu udržovat tištěné dokumenty. Vzhledem k tomu, že dokumenty mohou být vytištěny v případě potřeby, je prostor potřebný k zřízení elektronické kanceláře výrazně menší, což je obzvláště důležitá, když je prostor na prémii. V některých průmyslových odvětvích umožnilo použití virtuální kanceláře umožnit zaměstnancům pracovat na dálku spíše než na centrálním místě, což je výhoda, která může výrazně snížit provozní náklady.