Co je to elektronická kancelář?

Elektronická kancelář, známá také jako elektronická kancelář, je termín, který označuje jakékoli kancelářské prostředí, které k provozu významně využívá výpočetní techniku. Tento termín byl poprvé vytvořen v polovině 20. století a začal se běžně používat v průběhu desetiletí osmdesátých let, kdy se více kancelářských prostředí vypouštělo manuálních metod a začalo se více spoléhat na kombinaci stolních počítačů, sálových počítačů a serverů. spravovat řadu úkolů souvisejících s prací. Dnes je elektronická kancelář běžně srovnávána s virtuální kanceláří, která zahrnuje použití bezdrátové technologie, která lidem umožňuje pracovat prakticky odkudkoli se správným typem notebooku nebo notebooku a spolehlivým bezdrátovým připojením.

Jednou z hlavních výhod elektronické kanceláře je schopnost spolehnout se méně na papírové dokumenty pro správu různých obchodních úkolů. Například účetní nebo fakturační profesionál by byl schopen výrazně snížit používání tradičních tištěných účetních knih pomocí účetního softwaru pro fakturaci objednávek, vytváření faktur a dokonce i zaúčtování plateb přijatých na nezaplacených fakturách. Obdobně může prodejce těžit z použití elektronické kanceláře tím, že použije prodejní databázi, spíše než udržuje papírové soubory pro každého potenciálního zákazníka a zákazníka. Dokonce i mnoho administrativních úkolů, jako je psaní dopisů nebo příprava prezentací, je nyní možné provádět elektronicky, což dále snižuje spotřebu papíru a zároveň usnadňuje udržování organizovaných dat a snadné načítání.

Spolu se snížením spotřeby papíru spojeného s prováděním různých úkolů poskytuje elektronické kancelářské prostředí také vyšší úroveň zabezpečení. Uživatelé mohou heslem chránit různé dokumenty, omezit přístup k databázím pomocí přístupových kódů a dokonce zamknout přístup k souborům umístěným do nějakého řešení vzdáleného ukládání dat tím, že nějakým způsobem šifrují přístup. I když to není spolehlivé, tato úroveň zabezpečení je obvykle považována za zlepšení oproti použití uzamykatelných kartoték, trezorů a trezorů, které byly běžně používány před příchodem stolního počítače.

I když elektronická kancelář nevyloučila použití papíru v obchodním prostředí, odpovědné používání softwarových programů a podnikových sítí výrazně snižuje potřebu udržování tištěných dokumentů. Vzhledem k tomu, že dokumenty lze vytisknout kdykoli a podle potřeby, je prostor potřebný pro zřízení elektronické kanceláře podstatně menší, což je výhoda, která je obzvláště důležitá, pokud je prostor dražší. V některých odvětvích použití virtuální kanceláře umožnilo zaměstnancům pracovat na dálku místo na centrálním místě, což je výhoda, která může výrazně snížit provozní náklady.