Qu'est-ce qu'un bureau électronique?
Également appelé bureau électronique, le terme «bureau électronique» désigne tout environnement de bureau qui fait largement appel à la technologie informatique. Le terme a été inventé pour la première fois au milieu du XXe siècle et a commencé à être utilisé couramment au cours des années 80, à mesure que de plus en plus d’environnements de bureau se passaient de méthodes manuelles et commençaient à compter de plus en plus sur une combinaison d’ordinateurs de bureau, de mainframes et de serveurs. gérer un certain nombre de tâches liées au travail. Aujourd'hui, un bureau électronique est plus communément assimilé au bureau virtuel, ce qui implique l'utilisation de la technologie sans fil pour permettre aux utilisateurs de travailler de pratiquement n'importe où avec le bon type d'ordinateur portable ou de portable et une connexion sans fil fiable.
L'un des principaux avantages d'un bureau électronique est la possibilité de moins compter sur des documents papier pour gérer différentes tâches de l'entreprise. Par exemple, un professionnel de la comptabilité ou de la facturation serait en mesure de réduire considérablement l’utilisation des livres de comptes traditionnels sur papier en utilisant un logiciel de comptabilité pour facturer des commandes, créer des factures et même enregistrer les paiements reçus sur des factures en attente. De la même manière, un vendeur peut tirer parti de l'utilisation d'un bureau électronique en utilisant une base de données sur les ventes plutôt que de conserver des fichiers papier sur chaque prospect et client. Même de nombreuses tâches administratives, telles que la rédaction de lettres ou la préparation de présentations, peuvent désormais être effectuées électroniquement, ce qui réduit encore la consommation de papier tout en facilitant la gestion des données et leur extraction.
Outre la réduction de la consommation de papier associée à l'exécution de diverses tâches, l'environnement bureautique électronique offre également un niveau de sécurité supérieur. Les utilisateurs peuvent protéger par mot de passe divers documents, limiter l'accès aux bases de données à l'aide de codes d'authentification et même verrouiller l'accès aux fichiers placés dans une solution de stockage de données distante en cryptant l'accès d'une manière ou d'une autre. Bien que non fiable, ce niveau de sécurité est généralement considéré comme une amélioration par rapport à l’utilisation des classeurs verrouillés, des coffres-forts et des coffres-forts qui étaient couramment utilisés avant l’avènement de l’ordinateur de bureau.
Bien que le bureau électronique n’ait pas éliminé l’utilisation du papier dans un environnement professionnel, une utilisation responsable des logiciels et des réseaux de l’entreprise réduit considérablement la nécessité de conserver des documents sur support papier. Les documents pouvant être imprimés à tout moment, l’espace nécessaire à la mise en place d’un bureau électronique est considérablement réduit, ce qui est particulièrement important lorsque l’espace est limité. Dans certaines industries, l’utilisation du bureau virtuel a permis aux employés de travailler à distance plutôt que dans un lieu central, ce qui peut réduire considérablement les coûts opérationnels.