Was ist ein elektronisches Büro?
Ein elektronisches Büro, auch E-Office genannt, ist ein Begriff, der sich auf jede Büroumgebung bezieht, in deren Betrieb die Computertechnologie in erheblichem Maße eingesetzt wird. Der Begriff wurde erstmals in der Mitte des 20. Jahrhunderts geprägt und wurde in den achtziger Jahren immer häufiger verwendet, als in Büroumgebungen auf manuelle Methoden verzichtet wurde und man sich zunehmend auf eine Kombination aus Desktop-Computern, Großrechnern und Servern stützte eine Reihe von berufsbezogenen Aufgaben zu verwalten. Heutzutage wird ein elektronisches Büro eher mit einem virtuellen Büro gleichgesetzt, bei dem drahtlose Technologie verwendet wird, damit Menschen mit dem richtigen Laptop- oder Notebook-Typ und einer zuverlässigen drahtlosen Verbindung von praktisch jedem Ort aus arbeiten können.
Einer der Hauptvorteile eines elektronischen Büros ist die Möglichkeit, sich bei der Verwaltung verschiedener Geschäftsaufgaben weniger auf gedruckte Dokumente zu verlassen. Beispielsweise kann ein Buchhaltungs- oder Rechnungsfachmann die Verwendung herkömmlicher Hardcopy-Geschäftsbücher erheblich reduzieren, indem er Buchhaltungssoftware verwendet, um Bestellungen abzurechnen, Rechnungen zu erstellen und sogar Zahlungen auf ausstehende Rechnungen zu buchen. In ähnlicher Weise kann ein Verkäufer von der Nutzung eines elektronischen Büros profitieren, indem er eine Verkaufsdatenbank verwendet, anstatt Papierdateien zu jedem Interessenten und Kunden zu führen. Sogar viele Büroaufgaben, wie das Schreiben von Briefen oder das Vorbereiten von Präsentationen, können jetzt elektronisch erledigt werden. Dadurch wird der Papierverbrauch weiter gesenkt und die Organisation der Daten und das Abrufen von Daten werden vereinfacht.
Neben der Reduzierung des Papierverbrauchs bei der Ausführung verschiedener Aufgaben bietet eine elektronische Büroumgebung auch ein höheres Maß an Sicherheit. Benutzer können verschiedene Dokumente mit einem Kennwort schützen, den Zugriff auf Datenbanken mit Passwörtern beschränken und den Zugriff auf Dateien, die sich in einer Remote-Datenspeicherlösung befinden, sogar sperren, indem sie den Zugriff auf irgendeine Weise verschlüsseln. Obwohl diese Sicherheitsstufe nicht kinderleicht ist, wird sie in der Regel als Verbesserung gegenüber der Verwendung von verschlossenen Aktenschränken, Safes und Tresoren angesehen, die üblicherweise vor dem Aufkommen des Desktop-Computers eingesetzt wurden.
Während das elektronische Büro die Verwendung von Papier in einem Geschäftsumfeld nicht beseitigt hat, verringert der verantwortungsvolle Einsatz von Softwareprogrammen und Unternehmensnetzwerken die Notwendigkeit, gedruckte Dokumente zu verwalten, erheblich. Da die Dokumente bei Bedarf gedruckt werden können, ist der Platzbedarf für die Einrichtung eines elektronischen Büros erheblich geringer. Ein Vorteil, der besonders wichtig ist, wenn der Platz knapp ist. In einigen Branchen war es durch die Nutzung des virtuellen Büros möglich, dass die Mitarbeiter nicht an einem zentralen Ort, sondern von einem entfernten Standort aus arbeiten konnten. Dies kann die Betriebskosten erheblich senken.