O que é um escritório eletrônico?
Também conhecido como e-escritório, um escritório eletrônico é um termo que se refere a qualquer ambiente de escritório que faça uso significativo da tecnologia de computadores para operar. O termo foi cunhado pela primeira vez em meados do século XX e começou a usar comum durante a década da década de 1980, à medida que mais ambientes de escritórios dispensados com métodos manuais e começaram a confiar mais fortemente em uma combinação de computadores, padrões e servidores de mesa. Hoje, um escritório eletrônico é mais comumente equiparado ao escritório virtual, que envolve o uso de tecnologia sem fio para permitir que as pessoas trabalhem praticamente em qualquer lugar com o tipo certo de laptop ou notebook e uma conexão sem fio confiável.
Um dos principais benefícios de um escritório eletrônico é a capacidade de confiar menos em documentos de cópia impressa para gerenciar diferentes tarefas de negócios. Por exemplo, um profissional de contabilidade ou cobrança seria capaz de diminuir significativamente o uso do tradicional duroCopie livros de contabilidade utilizando software de contabilidade para pedidos de fatura, crie faturas e até para publicar pagamentos recebidos em faturas pendentes. Da mesma maneira, um vendedor pode se beneficiar do uso de um escritório eletrônico, utilizando um banco de dados de vendas, em vez de manter arquivos de papel em cada cliente em potencial e cliente. Mesmo muitas tarefas administrativas, como escrever cartas ou preparar apresentações, agora podem ser realizadas eletronicamente, reduzindo ainda mais o consumo de papel e, ao mesmo tempo, facilitando a manutenção dos dados organizados e fáceis de recuperar.
Juntamente com a redução do consumo de papel associado à execução de várias tarefas, um ambiente de escritório eletrônico também fornece um nível mais alto de segurança. Os usuários podem proteger a senha de vários documentos, limitar o acesso a bancos de dados com códigos de ar e até bloquear o acesso a arquivos colocados em alguma solução de armazenamento de dados remotos, criptografando o acesso em alguns Manner. Embora não seja infalível, esse nível de segurança geralmente é considerado uma melhoria em relação ao uso de armários de arquivamento trancados, cofres e cofres que eram comumente empregados antes do advento do computador da área de trabalho.
Embora o escritório eletrônico não tenha eliminado o uso de papel em um ambiente de negócios, o uso responsável de programas de software e as redes da empresa reduz bastante a necessidade de manter documentos de cópia impressa. Como os documentos podem ser impressos quando e, conforme necessário, o espaço necessário para configurar um escritório eletrônico é significativamente menor, uma vantagem particularmente importante quando o espaço é de prêmio. Em algumas indústrias, o uso do escritório virtual possibilitou que os funcionários trabalhem remotamente, e não em um local central, um benefício que pode reduzir bastante os custos operacionais.