O que é um escritório eletrônico?
Também conhecido como escritório eletrônico, escritório eletrônico é um termo que se refere a qualquer ambiente de escritório que faça uso significativo da tecnologia de computador para operar. O termo foi cunhado pela primeira vez em meados do século 20 e começou a ser usado em comum na década de 1980, à medida que mais ambientes de escritório dispensavam métodos manuais e começaram a depender mais fortemente de uma combinação de computadores desktop, mainframes e servidores para gerenciar várias tarefas relacionadas ao trabalho. Hoje, um escritório eletrônico é mais comumente comparado ao escritório virtual, que envolve o uso da tecnologia sem fio para permitir que as pessoas trabalhem de praticamente qualquer lugar com o tipo certo de laptop ou notebook e uma conexão sem fio confiável.
Um dos principais benefícios de um escritório eletrônico é a capacidade de confiar menos em documentos impressos para gerenciar diferentes tarefas comerciais. Por exemplo, um profissional de contabilidade ou faturamento seria capaz de diminuir significativamente o uso de livros contábeis tradicionais, utilizando software de contabilidade para faturar pedidos, criar faturas e até lançar pagamentos recebidos em faturas pendentes. Da mesma maneira, um vendedor pode se beneficiar do uso de um escritório eletrônico utilizando um banco de dados de vendas, em vez de manter arquivos em papel em cada cliente em potencial e cliente. Mesmo muitas tarefas administrativas, como escrever cartas ou preparar apresentações, agora podem ser realizadas eletronicamente, reduzindo ainda mais o consumo de papel e facilitando a organização e a recuperação dos dados.
Além de reduzir o consumo de papel associado à execução de várias tarefas, um ambiente de escritório eletrônico também oferece um nível mais alto de segurança. Os usuários podem proteger com senha vários documentos, limitar o acesso a bancos de dados com senhas e até bloquear o acesso a arquivos colocados em alguma solução remota de armazenamento de dados, criptografando o acesso de alguma maneira. Embora não seja infalível, esse nível de segurança geralmente é considerado uma melhoria em relação ao uso de arquivos, cofres e cofres trancados que eram comumente empregados antes do advento do computador de mesa.
Embora o escritório eletrônico não tenha eliminado o uso de papel em um ambiente de negócios, o uso responsável de programas de software e redes da empresa reduz bastante a necessidade de manter documentos impressos. Como os documentos podem ser impressos quando e quando necessário, o espaço necessário para configurar um escritório eletrônico é significativamente menor, uma vantagem que é particularmente importante quando o espaço é escasso. Em alguns setores, o uso do escritório virtual tornou possível permitir que os funcionários trabalhem remotamente, e não em um local central, um benefício que pode reduzir bastante os custos operacionais.