電子オフィスとは？

電子オフィスとも呼ばれる電子オフィスは、コンピューターテクノロジーを活用して運用するオフィス環境を指す用語です。 この用語は20世紀半ばに初めて造語され、1980年代の10代で一般的な使用が開始されました。これは、より多くのオフィス環境で手作業が不要になり、デスクトップコンピューター、メインフレーム、およびサーバーの組み合わせに大きく依存するようになったためです多くのジョブ関連タスクを管理します。 現在、電子オフィスは、一般的に仮想オフィスと同一視されています。仮想オフィスでは、ワイヤレステクノロジーを使用して、適切なタイプのラップトップまたはノートブックと信頼性の高いワイヤレス接続で事実上どこからでも作業できるようになっています。

電子オフィスの主な利点の1つは、さまざまなビジネスタスクを管理するためにハードコピードキュメントにあまり依存しないことです。 たとえば、会計または請求の専門家は、会計ソフトウェアを使用して注文の請求、請求書の作成、さらに未払いの請求書での支払いの転記を行うことにより、従来のハードコピーの会計帳簿の使用を大幅に削減できます。 同様に、営業担当者は、見込み客や顧客ごとに紙のファイルを保持するのではなく、販売データベースを利用することで、電子オフィスを利用することで利益を得ることができます。 手紙の作成やプレゼンテーションの準備など、事務作業の多くでも電子的に実行できるようになり、紙の消費量をさらに削減すると同時に、データの整理と取得が容易になりました。

電子オフィス環境は、さまざまなタスクの実行に関連する紙の消費量を削減するとともに、より高いレベルのセキュリティも提供します。 ユーザーは、さまざまなドキュメントをパスワードで保護したり、パスコードでデータベースへのアクセスを制限したり、何らかの方法でアクセスを暗号化することで、リモートデータストレージソリューションに配置されたファイルへのアクセスをロックしたりできます。 誰にでもできるわけではありませんが、このレベルのセキュリティは通常、デスクトップコンピューターの出現前に一般的に使用されていたロックされたファイリングキャビネット、金庫、金庫の使用に対する改善と見なされます。

電子オフィスはビジネス環境での紙の使用を排除していませんが、ソフトウェアプログラムと企業ネットワークの責任ある使用により、ハードコピードキュメントを維持する必要性が大幅に削減されます。 ドキュメントは必要なときに印刷できるため、電子オフィスの設置に必要なスペースは非常に小さく、スペースが限られている場合に特に重要な利点です。 一部の業界では、仮想オフィスを使用することで、従業員が中央の場所ではなくリモートで作業できるようになり、運用コストを大幅に削減できる利点があります。