¿Qué es una oficina electrónica?
También conocido como e-office, una oficina electrónica es un término que se refiere a cualquier entorno de oficina que hace un uso significativo de la tecnología informática para operar. El término se acuñó por primera vez a mediados del siglo XX y comenzó a entrar en uso común durante la década de la década de 1980, ya que más entornos de oficina dispensados con métodos manuales y comenzaron a confiar más en una combinación de computadoras de escritorio, mainframes y servidores para administrar una serie de tareas relacionadas con el trabajo. Hoy, una oficina electrónica se equipara más comúnmente con la oficina virtual, que implica el uso de tecnología inalámbrica para permitir que las personas trabajen desde prácticamente en cualquier lugar con el tipo correcto de computadora portátil o portátil y una conexión inalámbrica confiable.
Uno de los principales beneficios de una oficina electrónica es la capacidad de confiar menos en documentos impresos para administrar diferentes tareas comerciales. Por ejemplo, un profesional de contabilidad o facturación podría disminuir significativamente el uso de Hard tradicionalCopie los libros de contabilidad utilizando el software de contabilidad para los pedidos de facturas, cree facturas e incluso para publicar pagos recibidos en facturas pendientes. De la misma manera, un vendedor puede beneficiarse del uso de una oficina electrónica utilizando una base de datos de ventas en lugar de mantener archivos en papel en cada cliente potencial y cliente. Incluso muchas tareas administrativas, como escribir cartas o preparar presentaciones, ahora se pueden hacer electrónicamente, reduciendo aún más el consumo de papel, al tiempo que facilita mantener los datos organizados y fáciles de recuperar.
Junto con la reducción del consumo de papel asociado con el desempeño de varias tareas, un entorno de oficina electrónico también proporciona un mayor nivel de seguridad. Los usuarios pueden proteger la contraseña de varios documentos, limitar el acceso a bases de datos con códigos de acceso e incluso bloquear el acceso a los archivos colocados en alguna solución de almacenamiento de datos remotos al encriptar el acceso en algunos MAnner. Si bien no es infalible, este nivel de seguridad generalmente se considera una mejora sobre el uso de archivadores bloqueados, cajas fuertes y bóvedas que se empleaban comúnmente antes del advenimiento de la computadora de escritorio.
Si bien la oficina electrónica no ha eliminado el uso de papel en un entorno empresarial, el uso responsable de programas de software y redes de empresas reduce en gran medida la necesidad de mantener documentos impresos. Dado que los documentos se pueden imprimir cuando y según sea necesario, el espacio requerido para configurar una oficina electrónica es significativamente menor, una ventaja que es particularmente importante cuando el espacio es una prima. En algunas industrias, el uso de la oficina virtual ha hecho posible permitir que los empleados trabajen de forma remota en lugar de en una ubicación central, un beneficio que puede reducir en gran medida los costos operativos.