Cos'è un ufficio elettronico?

Conosciuto anche come e-office, un ufficio elettronico è un termine che si riferisce a qualsiasi ambiente d'ufficio che faccia un uso significativo della tecnologia informatica per operare. Il termine fu coniato per la prima volta durante la metà del 20 ° secolo e iniziò a entrare in uso comune durante il decennio degli anni '80 mentre più ambienti d'ufficio distribuiti con metodi manuali e iniziarono a fare più affidamento su una combinazione di computer desktop, mainframe e server per gestire una serie di compiti correlati al lavoro. Oggi, un ufficio elettronico è più comunemente equiparato all'ufficio virtuale, che prevede l'uso della tecnologia wireless per consentire alle persone di lavorare praticamente da qualsiasi luogo con il giusto tipo di laptop o notebook e una connessione wireless affidabile.

Uno dei principali vantaggi di un ufficio elettronico è la possibilità di fare meno affidamento sui documenti cartacei per gestire diverse attività aziendali. Ad esempio, un professionista della contabilità o della fatturazione sarebbe in grado di ridurre significativamente l'uso del duro tradizionaleCopia i libri di contabilità utilizzando il software di contabilità per fatturare gli ordini, creare fatture e persino pubblicare pagamenti ricevuti su fatture in sospeso. Allo stesso modo, un venditore può beneficiare dell'uso di un ufficio elettronico utilizzando un database di vendita piuttosto che mantenere file cartacei su ciascun potenziale cliente e cliente. Anche molte attività clericali come la scrittura di lettere o la preparazione di presentazioni possono ora essere eseguite elettronicamente, riducendo ulteriormente il consumo di carta, rendendo anche più semplice il recupero dei dati e facili da recuperare.

Oltre a ridurre il consumo di carta associata all'esecuzione di vari compiti, un ambiente di ufficio elettronico fornisce anche un livello di sicurezza più elevato. Gli utenti possono proteggere con password vari documenti, limitare l'accesso ai database con passcode e persino bloccare l'accesso ai file inseriti in una soluzione di archiviazione dei dati remoti crittografando l'accesso in alcuni mAnner. Sebbene non infallibile, questo livello di sicurezza è generalmente considerato un miglioramento rispetto all'uso di archiviazione bloccati, casseforti e volte che venivano comunemente impiegate prima dell'avvento del computer desktop.

Mentre l'ufficio elettronico non ha eliminato l'uso della carta in un ambiente aziendale, l'uso responsabile di programmi software e reti aziendali riduce notevolmente la necessità di mantenere i documenti cartacei. Poiché i documenti possono essere stampati quando e, se necessario, lo spazio necessario per creare un ufficio elettronico è significativamente più piccolo, un vantaggio che è particolarmente importante quando lo spazio è a un premio. In alcuni settori, l'uso dell'ufficio virtuale ha permesso di consentire ai dipendenti di lavorare in remoto piuttosto che in una posizione centrale, un vantaggio che può ridurre notevolmente i costi operativi.