Hva er et elektronisk kontor?

Også kjent som et e-kontor, er et elektronisk kontor et begrep som refererer til ethvert kontormiljø som gjør betydelig bruk av datateknologi for å operere. Begrepet ble først myntet i løpet av midten av det 20. århundre og begynte å komme i vanlig bruk i løpet av tiåret på 1980-tallet, etter hvert som flere kontormiljøer dispenserte fra manuelle metoder og begynte å stole mer på en kombinasjon av stasjonære datamaskiner, mainframes og servere. å administrere en rekke jobbrelaterte oppgaver. I dag likestilles et elektronisk kontor med det virtuelle kontoret, som innebærer bruk av trådløs teknologi for å tillate folk å jobbe fra nesten hvor som helst med riktig type bærbar PC eller bærbar PC og en pålitelig trådløs forbindelse.

En av de viktigste fordelene med et elektronisk kontor er muligheten til å stole mindre på papirkopier for å administrere forskjellige forretningsoppgaver. For eksempel vil en regnskapsfører eller fakturering være i stand til å redusere bruken av tradisjonelle papirbøker for regnskap på en betydelig måte ved å bruke regnskapsprogramvare til å fakturere ordre, opprette fakturaer og til og med å legge ut betalinger mottatt på utestående fakturaer. På samme måte kan en selger dra nytte av bruken av et elektronisk kontor ved å bruke en salgsdatabase i stedet for å opprettholde papirfiler på hver kunde og kunde. Til og med mange geistlige oppgaver som å skrive brev eller forberede presentasjoner kan nå gjøres elektronisk, noe som reduserer papirforbruket ytterligere, samtidig som det blir lettere å holde dataene organisert og enkle å hente.

Sammen med å redusere forbruket av papir knyttet til utførelse av forskjellige oppgaver, gir et elektronisk kontormiljø også et høyere sikkerhetsnivå. Brukere kan passordbeskytte forskjellige dokumenter, begrense tilgangen til databaser med passordkoder, og til og med låse tilgang til filer som er plassert i en ekstern datalagringsløsning ved å kryptere tilgangen på noen måte. Selv om det ikke er idiotsikkert, anses dette sikkerhetsnivået vanligvis som en forbedring i forhold til bruken av låste arkiveringsskap, safer og hvelv som vanligvis ble brukt før bruk av stasjonære datamaskiner.

Selv om det elektroniske kontoret ikke har eliminert bruk av papir i et forretningsmiljø, reduserer ansvarlig bruk av programvare og bedriftsnettverk i stor grad behovet for å opprettholde papirkopier. Siden dokumentene kan skrives ut når og når det er nødvendig, er plassen som kreves for å sette opp et elektronisk kontor betydelig mindre, en fordel som er spesielt viktig når det er høy premie. I noen bransjer har bruk av det virtuelle kontoret gjort det mulig å la de ansatte arbeide eksternt enn på et sentralt sted, en fordel som kan redusere driftskostnadene betydelig.