Hva er et elektronisk kontor?

Også kjent som et e-kontor, er et elektronisk kontor et begrep som refererer til ethvert kontormiljø som gjør betydelig bruk av datateknologi å operere. Begrepet ble først myntet i løpet av midten av 1900-tallet og begynte å bli vanlig i løpet av tiåret på 1980-tallet etter hvert som flere kontormiljøer dispensert med manuelle metoder og begynte å stole mer på en kombinasjon av stasjonære datamaskiner, mainframes og servere for å administrere en rekke stillingsrelaterte oppgaver. I dag blir et elektronisk kontor mer ofte likestilt med det virtuelle kontoret, som innebærer bruk av trådløs teknologi for å la folk jobbe fra praktisk talt hvor som helst med riktig type bærbar PC eller notisbok og en pålitelig trådløs tilkobling.

En av de primære fordelene med et elektronisk kontor er muligheten til å stole mindre på papirkopi for å administrere forskjellige forretningsoppgaver. For eksempel vil en regnskaps- eller faktureringsprofesjonell kunne redusere bruken av tradisjonell hardt hardtKopier regnskapsbøker ved å bruke regnskapsprogramvare til å fakturere bestillinger, opprette fakturaer og til og med for å legge ut betalinger mottatt på utestående fakturaer. På samme måte kan en selger dra nytte av bruken av et elektronisk kontor ved å bruke en salgsdatabase i stedet for å opprettholde papirfiler på hvert prospekt og kunde. Selv mange geistlige oppgaver som å skrive brev eller utarbeide presentasjoner kan nå gjøres elektronisk, noe som ytterligere reduserer papirforbruket, samtidig som det gjør det lettere å holde data organisert og enkel å hente.

Sammen med å redusere forbruket av papir forbundet med å utføre forskjellige oppgaver, gir et elektronisk kontormiljø også et høyere sikkerhetsnivå. Brukere kan passordbeskytte forskjellige dokumenter, begrense tilgangen til databaser med passkoder, og til og med låse tilgang til filer plassert i noen ekstern datalagringsløsning ved å kryptere tilgangen i noen mAnner. Selv om det ikke er idiotsikkert, anses dette sikkerhetsnivået vanligvis som en forbedring i forhold til bruk av låste arkivskap, safer og hvelv som ofte ble brukt før ankomsten av stasjonær datamaskin.

Mens det elektroniske kontoret ikke har eliminert bruken av papir i et forretningsmiljø, reduserer ansvarlig bruk av programmer og firmanettverk sterkt behovet for å opprettholde papirkopi. Siden dokumentene kan skrives ut når og om nødvendig, er plassen som kreves for å sette opp et elektronisk kontor betydelig mindre, en fordel som er spesielt viktig når plassen er på en premie. I noen bransjer har bruk av det virtuelle kontoret gjort det mulig å tillate ansatte å jobbe eksternt i stedet for på et sentralt sted, en fordel som kan redusere driftskostnadene i stor grad.