¿Cuál es la importancia de la retención de datos?
La retención de datos ha sido importante para el bienestar de casi cualquier tipo de negocio. En el pasado, esto significa mantener archivos de documentos en papel que podrían recuperarse cuando y según sea necesario, a menudo manteniendo esos registros durante décadas antes de descartarlos. Hoy en día, la retención electrónica de datos ha facilitado la tarea, una circunstancia afortunada ya que la retención de documentos es más importante que nunca si una empresa desea proteger sus intereses y los intereses de sus clientes.
Hay varios tipos diferentes de documentos que deben incluirse en cualquier tipo de programa de retención de datos. Todas las comunicaciones electrónicas, especialmente los correos electrónicos y los archivos protegidos con contraseña y otros documentos, son esenciales para el proceso de retención. Junto con la correspondencia electrónica, cualquier tipo de acuerdos, contratos u otros documentos que incluyan reclamos legales de o para la compañía deben conservarse incluso después de que esos documentos sean reemplazados por versiones más recientes. Como en el pasado, los documentos en papel como las facturas y registros de los clientes, las aplicaciones de los empleados y el contenido del archivo del personal, y los datos de atención médica también deben archivarse de manera eficiente.
Una de las razones más importantes para crear y mantener un programa sólido de retención de datos tiene que ver con problemas legales. En pocas palabras, cualquier documento que tenga que ver con la operación del negocio podría contener información que ayudaría al negocio en caso de una demanda. La documentación guardada facilita la reconstrucción de eventos y cronogramas relevantes y prueba las declaraciones hechas por los funcionarios de la compañía con respecto a lo que hicieron y no hicieron con respecto a ese tema legal en particular. Suponiendo que el programa de retención de datos sea exhaustivo, archivar documentos de manera eficiente podría ahorrarle a la empresa una gran cantidad de tiempo y dinero con cualquier tipo de acción legal, incluidos asuntos relacionados con impuestos, incidentes que involucran a empleados o convenios hechos con clientes.
Además de proporcionar información que podría ser crítica para resolver un problema legal, los buenos hábitos de retención de datos también ofrecen la posibilidad de proporcionar un soporte superior a los clientes. La capacidad de rastrear eventos que ocurrieron años antes con un cliente determinado puede allanar el camino para gestionar un problema que ha llegado a la vanguardia hoy en día, o posiblemente proporcionar inspiración para algún nuevo producto o servicio que pueda ser atractivo para más de un cliente. La capacidad de compilar informes a partir de los datos archivados puede permitir identificar tendencias y generar ideas que de otro modo nunca habrían sido evidentes. Desde esta perspectiva, la retención de datos no se trata solo de crear y mantener un registro del pasado, sino también de crear un recurso que pueda ayudar a mejorar las perspectivas del negocio en el futuro.