¿Cuál es la importancia de la retención de datos?
La retención de datos ha sido durante mucho tiempo para el bienestar de casi cualquier tipo de negocio. En tiempos pasados, esto significa mantener archivos de documentos en papel que podrían recuperarse cuando y según sea necesario, a menudo manteniendo esos registros durante décadas antes de descartarlos. Hoy, la retención de datos electrónicos ha facilitado la tarea, una circunstancia afortunada, ya que la retención de documentos es más importante que nunca si una empresa desea proteger sus intereses y los intereses de sus clientes.
Hay varios tipos diferentes de documentos que deben incluirse en cualquier tipo de programa de retención de datos. Todas las comunicaciones electrónicas, especialmente los correos electrónicos y los archivos protegidos con contraseña y otros documentos, son esenciales para el proceso de retención. Junto con la correspondencia electrónica, cualquier tipo de acuerdos, contratos u otros documentos que incluyan reclamos legales por o para la Compañía debe retener incluso después de que esos documentos sean reemplazados por versiones más nuevas. Como en el pasado, el documento DocumeA NTS, como las facturas y registros de los clientes, las aplicaciones de los empleados y el contenido de archivos de personal, y los datos de atención médica también deben archivarse de manera eficiente.
Una de las razones más importantes para crear y mantener un programa de retención de datos sólido tiene que ver con problemas legales. En pocas palabras, cualquier documento que tenga que ver con la operación del negocio podría contener información que ayude al negocio en caso de una demanda. La documentación guardada hace que sea más fácil reconstruir eventos y plazos relevantes y probar las declaraciones hechas por los funcionarios de la compañía con respecto a lo que hicieron y no hicieron con respecto a ese problema legal en particular. Suponiendo que el programa de retención de datos sea exhaustivo, el archivo de eficiencia de eficiencia podría ahorrarle a la empresa un gran tiempo y dinero con cualquier tipo de acciones legales, incluidos temas relacionados con impuestos, incidentes que involucran a empleados o convenios locose con clientes.
Junto con la proporcionar información que podría ser crítica para resolver un problema legal, los buenos hábitos de retención de datos también ofrecen la posibilidad de proporcionar un soporte superior a los clientes. La capacidad de rastrear eventos que ocurrieron años antes con un cliente determinado puede allanar el camino para administrar un problema que ha llegado a la vanguardia hoy, o posiblemente proporcionando inspiración para algún producto o servicio nuevo que pueda ser atractivo para más de un cliente. La capacidad de compilar informes de los datos archivados puede hacer posible identificar tendencias y desencadenar ideas que nunca hubieran sido evidentes de otra manera. Desde esta perspectiva, la retención de datos no se trata solo de crear y mantener un registro del pasado, sino también de crear un recurso que pueda ayudar a mejorar las perspectivas del negocio en el futuro.