Jaký je význam uchovávání dat?

Zachování dat je již dlouho důležité pro dobré životní podmínky téměř jakéhokoli druhu podnikání. V minulosti to znamenalo uchovávání archivů papírových dokumentů, které bylo možné v případě potřeby získat, a často tyto záznamy uchovávat po celá desetiletí, než je zlikvidovat. Elektronické uchovávání údajů dnes úkol usnadnilo, což je šťastná okolnost, protože uchovávání dokumentů je důležitější než kdy jindy, pokud si firma přeje chránit své zájmy a zájmy svých zákazníků.

Existuje řada různých typů dokumentů, které by měly být zahrnuty do jakéhokoli typu programu pro uchovávání dat. Veškerá elektronická komunikace, zejména e-maily a soubory chráněné heslem a další dokumenty, jsou nezbytné pro proces uchovávání. Spolu s elektronickou korespondencí musí být zachovány všechny typy dohod, smluv nebo jiných dokumentů, které zahrnují právní nároky společnosti nebo pro společnost, i když jsou tyto dokumenty nahrazeny novějšími verzemi. Stejně jako v minulosti musí být účinně archivovány i papírové dokumenty, jako jsou faktury a záznamy zákazníků, aplikace zaměstnanců a obsah osobních souborů a údaje o zdravotní péči.

Jedním z nejdůležitějších důvodů pro vytvoření a udržování solidního programu pro uchovávání dat je právní záležitosti. Jednoduše řečeno, jakýkoli dokument, který má co do činění s provozem podniku, by mohl obsahovat informace, které by podniku pomohly v případě soudního sporu. Uložená dokumentace usnadňuje rekonstrukci příslušných událostí a časových harmonogramů a prokazuje prohlášení činitelů společnosti ohledně toho, co udělali a co neudělali v souvislosti s touto konkrétní právní otázkou. Předpokládejme, že program uchovávání údajů je důkladný, a efektivní archivace dokumentů by mohla podniku ušetřit spoustu času a peněz při jakémkoli druhu právního jednání, včetně otázek týkajících se daní, incidentů týkajících se zaměstnanců nebo smluv uzavřených se zákazníky.

Spolu s poskytováním informací, které by mohly být rozhodující při řešení právního problému, nabízí dobré zvyky uchovávání údajů také možnost poskytovat zákazníkům vynikající podporu. Schopnost sledovat události, ke kterým došlo před lety u daného klienta, může vydláždit cestu pro řešení problému, který se dnes dostal do popředí, nebo možná poskytne inspiraci pro nějaký nový produkt nebo službu, která může být atraktivní pro více než jednoho klienta. Schopnost sestavovat zprávy z archivovaných dat může umožnit identifikaci trendů a nápadů, které by jinak nebyly zřejmé. Z tohoto hlediska není uchovávání dat jen o vytváření a udržování záznamů z minulosti, ale také o vytváření zdrojů, které mohou v budoucnu přispět ke zlepšení vyhlídek podniku.