Jaký je význam uchovávání dat?

Retence dat je již dlouho důležitá pro blaho téměř jakéhokoli druhu podnikání. V minulosti to znamená udržovat archivy papírových dokumentů, které lze získat, kdykoli a podle potřeby, často tyto záznamy po desetiletí pořádat před jejich vyřazením. Dnes, elektronické uchovávání dat usnadnilo úkol, což je šťastná okolnost, protože udržení dokumentů je důležitější než kdy jindy, pokud si firma přeje chránit své zájmy a zájmy svých zákazníků.

Existuje celá řada různých typů dokumentů, které by měly být zahrnuty do jakéhokoli typu programu zadržování dat. Pro proces uchování jsou nezbytné všechny elektronické komunikace, zejména e-maily a soubory chráněné heslem a další dokumenty. Spolu s elektronickou korespondencí musí být jakýkoli typ dohod, smluv nebo jiných dokumentů, které zahrnují právní nároky společnosti nebo pro společnost, i poté, co jsou tyto dokumenty nahrazeny novějšími verzemi. Stejně jako v minulosti, papírový dokumentNTS, jako jsou faktury a záznamy zákazníků, aplikace zaměstnanců a obsah souborů personálu a údaje o zdravotní péči musí být také efektivní archivovány.

Jeden z nejdůležitějších důvodů pro vytváření a udržování solidního programu zadržování dat souvisí s právními otázkami. Jednoduše řečeno, jakýkoli dokument, který má co do činění s provozem podnikání, by mohl obsahovat informace, které by pomohly podnikání v případě soudního řízení. Uložená dokumentace usnadňuje rekonstrukci relevantních událostí a časových harmonogramů a prokázání prohlášení úředníků společnosti o tom, co dělali a nedělali, pokud jde o konkrétní právní problém. Za předpokladu, že program uchovávání dat je důkladně, může efektivně archivační dokumenty ušetřit podnik hodně času a peněz s jakýmkoli typem právních kroků, včetně otázek týkajících se daní, incidentů týkajících se zaměstnanců nebo smluvních smluve se zákazníky.

Spolu s poskytováním informací, které by mohly být kritické při vypořádání právního problému, nabízí dobré návyky zadržování dat také možnost poskytnout zákazníkům vynikající podporu. Schopnost sledovat události, ke kterým došlo před lety s daným klientem, může připravit cestu pro řízení problému, který dnes přišel do popředí, nebo možná poskytnout inspiraci pro nějaký nový produkt nebo službu, která může být pro více než jednoho klienta atraktivní. Schopnost kompilovat zprávy z archivovaných dat může umožnit identifikovat trendy a vyvolat myšlenky, které by nikdy nebyly evidentní jinak. Z tohoto pohledu není uchování dat jen o vytváření a udržování záznamu minulosti, ale také o vytvoření zdroje, který může v budoucnu pomoci posílit vyhlídky podnikání.