Quelle est l'importance de la conservation des données?
La conservation des données est depuis longtemps importante pour le bien-être de tout type d'entreprise. Auparavant, cela signifiait conserver des archives de documents papier pouvant être récupérés au moment voulu, en les conservant souvent pendant des décennies avant de les mettre au rebut. Aujourd'hui, la conservation de données électroniques facilite la tâche, ce qui est une chance puisque la conservation de documents est plus importante que jamais si une entreprise souhaite protéger ses intérêts et ceux de ses clients.
Un certain nombre de types de documents différents devraient être inclus dans tout type de programme de conservation de données. Toutes les communications électroniques, en particulier les courriers électroniques et les fichiers protégés par mot de passe, sont essentielles au processus de conservation. Parallèlement à la correspondance électronique, tout type d’accords, contrats ou autres documents contenant des actions en justice de ou pour la société doit être conservé même après que ces documents ont été remplacés par des versions plus récentes. Comme par le passé, les documents papier tels que les factures et les dossiers des clients, les applications des employés et le contenu des fichiers du personnel, ainsi que les données de soins de santé, doivent également être archivés de manière efficace.
L'une des principales raisons de la création et de la maintenance d'un programme de conservation des données solide est liée aux problèmes juridiques. En termes simples, tout document relatif à l'exploitation de l'entreprise peut contenir des informations susceptibles d'aider l'entreprise dans le cas d'une action en justice. La documentation sauvegardée facilite la reconstitution des événements et des échéances pertinents et corrobore les déclarations faites par les responsables de la société à propos de ce qu'ils ont fait ou non à propos de cette question juridique particulière. En supposant que le programme de conservation des données soit complet, l'archivage efficace des documents peut faire économiser à l'entreprise beaucoup de temps et d'argent, quel que soit le type d'action en justice, notamment en ce qui concerne les taxes, les incidents impliquant des employés ou les engagements pris avec les clients.
En plus de fournir des informations qui pourraient être essentielles pour régler un problème juridique, de bonnes habitudes de conservation des données offrent également la possibilité de fournir un support supérieur aux clients. La possibilité de retracer les événements qui se sont produits des années auparavant avec un client donné peut ouvrir la voie à la gestion d’un problème qui est aujourd’hui à l’avant-garde ou peut-être une source d’inspiration pour un nouveau produit ou service susceptible de plaire à plusieurs clients. La possibilité de compiler des rapports à partir des données archivées peut permettre d'identifier les tendances et de susciter des idées qui n'auraient jamais été évidentes autrement. Dans cette perspective, la conservation des données ne consiste pas uniquement à créer et à conserver un enregistrement du passé, mais également à créer une ressource susceptible d'améliorer les perspectives futures de l'entreprise.