Quelle est l'importance de la rétention des données?
La rétention des données est depuis longtemps importante pour le bien-être de presque tous les types d'entreprises. Dans les temps passés, cela signifie maintenir des archives de documents papier qui pourraient être récupérés quand et au besoin, conservant souvent ces enregistrements pendant des décennies avant de les jeter. Aujourd'hui, la rétention électronique des données a rendu la tâche plus facile, une circonstance chanceuse depuis que la conservation des documents est plus importante que jamais si une entreprise souhaite protéger ses intérêts et les intérêts de ses clients.
Il existe un certain nombre de types de documents différents qui doivent être inclus dans tout type de programme de rétention de données. Toutes les communications électroniques, en particulier les e-mails et les fichiers protégés par mot de passe et autres documents, sont essentiels au processus de rétention. Parallèlement à la correspondance électronique, tout type d'accords, contrats ou autres documents qui incluent les réclamations légales par ou pour l'entreprise doivent être conservées même après que ces documents soient remplacés par des versions plus récentes. Comme par le passé, papier documentLes NT comme les factures et les dossiers des clients, les applications des employés et le contenu des fichiers du personnel, et les données sur les soins de santé doivent également être archivées de manière efficace.
L'une des raisons les plus importantes pour créer et maintenir un programme solide de rétention des données concerne les problèmes juridiques. En termes simples, tout document qui a à voir avec le fonctionnement de l'entreprise pourrait contenir des informations qui aideraient l'entreprise en cas de procès. La documentation enregistrée facilite la reconstruction des événements et des délais pertinents et prouver les déclarations faites par les responsables de l'entreprise concernant ce qu'ils ont fait et n'ont pas fait en ce qui concerne ce problème juridique particulier. En supposant que le programme de rétention des données est approfondi, des documents archivants efficacement pourraient permettre à l'entreprise de faire beaucoup de temps et d'argent avec tout type de action en justice, y compris les problèmes concernant les taxes, les incidents impliquant des employés ou des alliances MADe avec les clients.
En plus de fournir des informations qui pourraient être essentielles pour régler un problème juridique, de bonnes habitudes de rétention de données offrent également la possibilité de fournir un soutien supérieur aux clients. La capacité de retracer les événements qui se sont produits des années auparavant avec un client donné peuvent ouvrir la voie à la gestion d'un problème qui est venu au premier plan aujourd'hui, ou éventuellement à l'inspiration de nouveaux produits ou services qui peuvent être attrayants pour plus d'un client. La possibilité de compiler des rapports à partir des données archivées peut permettre d'identifier les tendances et d'éliminer les idées qui n'auraient jamais été évidentes autrement. De ce point de vue, la rétention des données ne consiste pas seulement à créer et à maintenir un enregistrement du passé, mais aussi à créer une ressource qui pourrait aider à améliorer les perspectives de l'entreprise à l'avenir.