Jakie jest znaczenie zatrzymywania danych?

Zatrzymywanie danych od dawna jest ważne dla dobrego samopoczucia niemal każdego rodzaju działalności. W przeszłości oznacza to utrzymanie archiwów dokumentów papierowych, które można było odzyskać, gdy i w razie potrzeby, często prowadzenie tych zapisów przez dziesięciolecia przed ich odrzuceniem. Dzisiaj elektroniczne zatrzymywanie danych ułatwiło zadanie, szczęście, ponieważ zatrzymanie dokumentów jest ważniejsze niż kiedykolwiek, jeśli firma chce chronić swoje interesy i interesy swoich klientów.

Istnieje wiele różnych rodzajów dokumentów, które powinny być zawarte w dowolnym programie zatrzymywania danych. Cała komunikacja elektroniczna, zwłaszcza e-maile i pliki chronione hasłem i inne dokumenty, są niezbędne dla procesu retencji. Wraz z korespondencją elektroniczną wszelkiego rodzaju umowy, umów lub innych dokumentów, które zawierają roszczenia prawne przez spółkę, muszą zostać zachowane nawet po tym, jak dokumenty te zostaną zastąpione przez nowsze wersje. Podobnie jak w przeszłości, papierowy dokumentNT, takie jak faktury i rekordy klientów, aplikacje pracowników i zawartość plików personelu oraz dane dotyczące opieki zdrowotnej również należy zarchiwizować w sposób skuteczny.

Jednym z najważniejszych powodów tworzenia i utrzymania solidnego programu zatrzymywania danych ma związek z kwestiami prawnymi. Mówiąc najprościej, każdy dokument, który ma związek z działaniem firmy, może zawierać informacje, które pomogłyby firmie w przypadku pozwu. Zapisana dokumentacja ułatwia odtwarzanie odpowiednich zdarzeń i harmonogramów oraz udowodnienie oświadczeń urzędników firmy dotyczące tego, co zrobili, a nie zrobili w odniesieniu do tej konkretnej kwestii prawnej. Zakładając, że program zatrzymywania danych jest dokładny, efektywnie archiwizacja dokumentów może zaoszczędzić firmę dużo czasu i pieniędzy przy każdym rodzaju działań prawnych, w tym kwestie dotyczące podatków, incydentów z udziałem pracowników lub przymierzy szalonyche z klientami.

Wraz z dostarczaniem informacji, które mogą być kluczowe w rozstrzygnięciu problemu prawnego, dobre nawyki przechowywania danych oferują również możliwość zapewnienia doskonałego wsparcia dla klientów. Możliwość śledzenia zdarzeń, które miały miejsce wiele lat wcześniej z danym klientem, może utorować drogę do zarządzania problemem, który pojawił się dziś na pierwszym planie, lub być może inspirację dla nowego produktu lub usługi, która może być atrakcyjna dla więcej niż jednego klienta. Możliwość kompilacji raportów z zarchiwizowanych danych może umożliwić identyfikację trendów i pomysłów, które nigdy nie byłyby widoczne. Z tej perspektywy zatrzymanie danych nie polega tylko na tworzeniu i utrzymaniu zapisu przeszłości, ale także o tworzenie zasobów, które mogą pomóc w zwiększeniu perspektyw firmy w przyszłości.