Jakie znaczenie ma zatrzymywanie danych?
Zatrzymywanie danych od dawna było ważne dla dobrobytu niemal każdego rodzaju działalności. W przeszłości oznaczało to prowadzenie archiwów dokumentów papierowych, które można było odzyskać w razie potrzeby iw razie potrzeby, często przechowując te zapisy przez dziesięciolecia, zanim je wyrzucisz. Obecnie elektroniczne zatrzymywanie danych ułatwiło zadanie, na szczęście, ponieważ zatrzymywanie dokumentów jest ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej, jeśli firma chce chronić swoje interesy i interesy swoich klientów.
Istnieje wiele różnych rodzajów dokumentów, które powinny być zawarte w każdym rodzaju programu do przechowywania danych. Wszelka komunikacja elektroniczna, w szczególności wiadomości e-mail i pliki chronione hasłem oraz inne dokumenty, są niezbędne w procesie przechowywania. Wraz z korespondencją elektroniczną wszelkie umowy, umowy lub inne dokumenty, które zawierają roszczenia prawne ze strony lub na rzecz firmy, muszą zostać zachowane nawet po zastąpieniu tych dokumentów nowszymi wersjami. Podobnie jak w przeszłości, dokumenty papierowe, takie jak faktury i rekordy klientów, aplikacje pracownicze i zawartość akt osobowych oraz dane dotyczące opieki zdrowotnej, również muszą być archiwizowane w wydajny sposób.
Jednym z najważniejszych powodów tworzenia i utrzymywania solidnego programu do przechowywania danych są kwestie prawne. Mówiąc najprościej, każdy dokument związany z funkcjonowaniem firmy może zawierać informacje, które mogłyby pomóc firmie w przypadku procesu. Zapisana dokumentacja ułatwia rekonstrukcję odpowiednich wydarzeń i harmonogramów oraz udowodnienie oświadczeń złożonych przez urzędników spółki dotyczących tego, co zrobili, a czego nie zrobili w odniesieniu do tego konkretnego problemu prawnego. Zakładając, że program do przechowywania danych jest dokładny, wydajna archiwizacja dokumentów może zaoszczędzić firmie dużo czasu i pieniędzy przy wszelkiego rodzaju czynnościach prawnych, w tym dotyczących podatków, incydentów z udziałem pracowników lub umów zawartych z klientami.
Oprócz dostarczania informacji, które mogą mieć kluczowe znaczenie w rozwiązywaniu problemów prawnych, dobre nawyki związane z zatrzymywaniem danych oferują również możliwość zapewnienia klientom najwyższej jakości wsparcia. Możliwość śledzenia zdarzeń, które miały miejsce wiele lat wcześniej u danego klienta, może utorować drogę do zarządzania problemem, który pojawił się obecnie na pierwszym planie, lub może być inspiracją dla nowego produktu lub usługi, które mogą być atrakcyjne dla więcej niż jednego klienta. Możliwość kompilowania raportów na podstawie zarchiwizowanych danych umożliwia identyfikację trendów i generowanie pomysłów, które w innym przypadku nigdy nie byłyby oczywiste. Z tego punktu widzenia zatrzymywanie danych polega nie tylko na tworzeniu i prowadzeniu rejestru przeszłości, ale także na tworzeniu zasobu, który może pomóc zwiększyć perspektywy biznesu w przyszłości.