Hvad er vigtigheden af datalagring?
Opbevaring af data har længe været vigtig for trivsel i næsten enhver type virksomhed. Tidligere betyder det, at det opretholdes arkiver over papirdokumenter, der kunne hentes, når og efter behov, ofte opbevares disse poster i årtier, før de kasseres. I dag har opbevaring af elektronisk data gjort opgaven lettere, en heldig omstændighed, da opbevaring af dokumenter er vigtigere end nogensinde, hvis en virksomhed ønsker at beskytte sine interesser og sine kunders interesser.
Der er en række forskellige typer dokumenter, der skal inkluderes i enhver type datalagringsprogram. Al elektronisk kommunikation, især e-mails og adgangskodebeskyttede filer og andre dokumenter, er afgørende for opbevaringsprocessen. Sammen med elektronisk korrespondance skal enhver form for aftaler, kontrakter eller andre dokumenter, der indeholder juridiske krav fra eller for virksomheden, bevares, selv efter at disse dokumenter er erstattet af nyere versioner. Som tidligere skal papirdokumenter som kundefakturaer og poster, medarbejderapplikationer og indhold af personale arkivere og sundhedsoplysninger også arkiveres på en effektiv måde.
En af de vigtigste grunde til at oprette og vedligeholde et solidt datalagringsprogram har at gøre med juridiske problemer. Kort sagt, ethvert dokument, der har at gøre med driften af virksomheden, kan indeholde oplysninger, der kan hjælpe virksomheden i tilfælde af en retssag. Den gemte dokumentation gør det lettere at rekonstruere relevante begivenheder og tidsplaner og bevise erklæringer fra virksomhedens embedsmænd om, hvad de gjorde og ikke gjorde med hensyn til det særlige juridiske spørgsmål. Hvis man antager, at dataopbevaringsprogrammet er grundigt, kan arkivering af dokumenter effektivt spare virksomheden meget tid og penge med enhver form for juridisk handling, herunder spørgsmål vedrørende skatter, hændelser, der involverer medarbejdere, eller pagter, der er indgået med kunderne.
Sammen med at give information, der kan være kritisk til bilæggelse af et juridisk problem, giver gode dataopbevaringsvaner også muligheden for at yde overlegen support til kunderne. Evnen til at spore begivenheder, der opstod flere år før med en given klient, kan bane vejen for at styre et problem, der er kommet i spidsen i dag, eller muligvis give inspiration til noget nyt produkt eller service, der kan være attraktivt for mere end en klient. Evnen til at udarbejde rapporter fra de arkiverede data kan gøre det muligt at identificere tendenser og tænde ideer, som aldrig ville have været tydelige ellers. Fra dette perspektiv handler datalagring ikke kun om at skabe og opretholde en fortegnelse over fortiden, men også om at skabe en ressource, der kan hjælpe med at forbedre forretningens udsigter i fremtiden.