データ保持の重要性は何ですか？

データ保持は、ほぼあらゆる種類のビジネスの幸福にとって長い間重要でした。 過去において、これは、必要なときに必要に応じて取得できる紙文書のアーカイブを維持することを意味し、多くの場合、それらの記録を破棄する前に数十年間保持します。 今日、ビジネスがその利益と顧客の利益を保護することを望むならば、文書を保持することがこれまで以上に重要であるので、電子データ保持はタスクをより簡単にしました、幸運な状況。

あらゆる種類のデータ保持プログラムに含める必要があるドキュメントには、さまざまな種類があります。 すべての電子通信、特に電子メールとパスワードで保護されたファイルやその他の文書は、保持プロセスに不可欠です。 電子通信に加えて、会社によるまたは会社に対する法的請求を含むあらゆる種類の契約、契約、またはその他の文書は、それらの文書が新しいバージョンに置き換えられた後でも保持する必要があります。 過去と同様に、顧客の請求書と記録、従業員の申請と人事ファイルの内容、医療データなどの紙文書も効率的な方法でアーカイブする必要があります。

強固なデータ保持プログラムを作成および維持する最も重要な理由の1つは、法的問題に関係しています。 簡単に言えば、ビジネスの運営に関連する文書には、訴訟の際にビジネスを支援する情報が含まれている可能性があります。 保存された文書により、関連するイベントとタイムラインを簡単に再構築し、特定の法的問題に関して会社の担当者が行ったことと行っていないことに関する声明を証明することが容易になります。 データ保持プログラムが徹底的であると仮定すると、文書を効率的にアーカイブすることで、税金、従業員が関与するインシデント、顧客との契約など、あらゆるタイプの法的措置でビジネスに多大な時間と費用を節約できます。

法的問題を解決する上で重要な情報を提供するとともに、優れたデータ保持習慣は、顧客に優れたサポートを提供する可能性も提供します。 特定のクライアントで数年前に発生したイベントをトレースする機能は、今日最前線に来ている問題を管理する方法を開拓したり、複数のクライアントにとって魅力的な新しい製品やサービスのインスピレーションを提供したりする可能性があります。 アーカイブされたデータからレポートをコンパイルする機能により、トレンドを特定し、他の方法では明らかにされなかったアイデアを引き出すことができます。 この観点から、データ保持とは、過去の記録を作成および維持することだけでなく、将来のビジネスの見通しを高めるのに役立つリソースを作成することでもあります。