¿Cuáles son los diferentes tipos de trabajos de controlador de documentos?
Los trabajos del controlador de documentos implican revisar el material escrito para una empresa para asegurarse de que se adhiera a un conjunto particular de estándares. En industrias reguladas por el gobierno, como la atención médica o la educación, estos profesionales pueden ser responsables de garantizar procedimientos uniformes para la revisión de documentos, la gestión del cambio y el almacenamiento según lo ordenado por las agencias reguladoras. El control de documentos también se puede incorporar con otras funciones profesionales, incluidos escritores técnicos o personal de garantía de calidad. También hay una serie de paquetes de software creados para ayudar a las empresas a administrar los ciclos de vida de los documentos, y los trabajos de controlador de documentos pueden implicar trabajar con estos programas. Estos profesionales también pueden trabajar con proveedores externos, incluidas impresoras, traductores y correctores de pruebas, para garantizar que se mantengan los estándares corporativos durante todas las etapas de la producción de documentos.
Un área corporativa donde los trabajos del controlador de documentos a menudo están disponibles es el cumplimiento regulatorio. Sus posiciones pueden incluirUDE Actualización y revisión de la documentación de procedimiento para asegurarse de que refleje las prácticas más recientes en la Compañía, así como para proporcionar notificación de cualquier cambio a los organismos regulatorios relevantes. Los controladores de documentos también pueden ser responsables de identificar los requisitos legales para la documentación del cambio y asegurarse de que cualquier cambio corporativo se comunique y ejecute correctamente. Los trabajos del controlador de documentos en los asuntos regulatorios generalmente no son puestos de nivel de entrada, ya que requieren cierto nivel de familiaridad con la empresa o con las agencias gubernamentales que participan en la industria en particular.
Otros trabajos de controlador de documentos pueden estar disponibles para los solicitantes de nivel de entrada y, a menudo, implican funciones administrativas más básicas, como la actualización de bases de datos de documentos y el sistema de presentación, así como la asignación de números de identificación a la literatura. También pueden ser responsables de facilitarRevisión de documentación y auditoría por grupos internos y externos. Estas tareas se pueden combinar con otras funciones administrativas generales como la entrada de datos y la gestión de archivos.
La gran mayoría de las entidades comerciales utilizan el software de control de documentos para identificar, actualizar y almacenar su literatura. Algunos trabajos de controlador de documentos consisten en usar este software para actualizar y mantener sistemas de información electrónica. Las personas que trabajan en esta área también pueden reunir documentación relevante para el archivo y ayudar a garantizar que los documentos públicos se adhieran a los estándares corporativos para la marca y las preocupaciones legales. También pueden asegurarse de que los registros de documentación estén actuales y cumplan con las políticas y procedimientos relevantes para el control de documentos. Otros empleados pueden buscar orientación a estos profesionales al buscar literatura corporativa. También pueden ayudar con la preparación de piezas escritas, como ofertas, propuestas y solicitudes de subvención, asegurando que sigan los requisitos aplicables.