Quais são os diferentes tipos de trabalhos do controlador de documentos?
Os trabalhos de controlador de documentos envolvem a revisão de material escrito de uma empresa para garantir que ela adere a um conjunto específico de padrões. Em setores regulamentados pelo governo, como assistência médica ou educação, esses profissionais podem ser responsáveis por garantir procedimentos uniformes para revisão de documentos, gerenciamento de alterações e armazenamento, conforme exigido pelas agências reguladoras. O controle de documentos também pode ser incorporado a outras funções profissionais, incluindo redatores técnicos ou pessoal de garantia de qualidade. Também existem vários pacotes de software criados para ajudar as empresas a gerenciar os ciclos de vida dos documentos, e os trabalhos do controlador de documentos podem envolver o trabalho com esses programas. Esses profissionais também podem trabalhar com fornecedores externos, incluindo impressoras, tradutores e revisores, para garantir que os padrões corporativos sejam mantidos em todas as etapas da produção de documentos.
Uma área corporativa em que os trabalhos de controlador de documentos geralmente estão disponíveis é a conformidade regulamentar. Suas posições podem incluir a atualização e a revisão da documentação processual para garantir que ela reflita as práticas mais recentes da empresa, bem como a notificação de alterações nos órgãos reguladores relevantes. Os controladores de documentos também podem ser responsáveis por identificar requisitos legais para a documentação de alterações e garantir que quaisquer alterações corporativas sejam comunicadas e executadas adequadamente. Os trabalhos de controlador de documentos em assuntos regulatórios geralmente não são cargos de nível básico, pois exigem algum nível de familiaridade com a empresa ou com as agências governamentais envolvidas no setor em particular.
Outros trabalhos de controlador de documento podem estar disponíveis para candidatos iniciantes e geralmente envolvem funções administrativas mais básicas, como atualizar bancos de dados de documentos e sistema de arquivamento, além de atribuir números de identificação à literatura. Eles também podem ser responsáveis por facilitar a revisão e a auditoria da documentação por grupos internos e externos. Essas funções podem ser combinadas com outras funções administrativas gerais, como entrada de dados e gerenciamento de arquivos.
A grande maioria das entidades comerciais usa software de controle de documentos para identificar, atualizar e armazenar sua literatura. Alguns trabalhos de controlador de documento consistem no uso deste software para atualizar e manter sistemas de informações eletrônicas. As pessoas que trabalham nesta área também podem reunir documentação relevante para arquivamento e ajudar a garantir que os documentos públicos sigam os padrões corporativos para questões de marca e legais. Eles também podem garantir que os registros da documentação estejam atualizados e cumpram as políticas e procedimentos relevantes para o controle de documentos. Outros funcionários podem consultar esses profissionais para obter orientação quando procuram literatura corporativa. Eles também podem ajudar na preparação de peças escritas, como propostas, propostas e solicitações de subsídios, garantindo que sigam os requisitos aplicáveis.