Quais são os diferentes tipos de trabalhos de controlador de documentos?
Os trabalhos do controlador de documentos envolvem a revisão de material escrito para uma empresa para garantir que ela adere a um conjunto específico de padrões. Em indústrias regulamentadas pelo governo, como assistência médica ou educação, esses profissionais podem ser responsáveis por garantir procedimentos uniformes para revisão de documentos, gerenciamento de mudanças e armazenamento, conforme exigido pelas agências regulatórias. O controle de documentos também pode ser incorporado com outras funções profissionais, incluindo escritores técnicos ou pessoal de garantia de qualidade. Também existem vários pacotes de software criados para ajudar as empresas a gerenciar os ciclos de vida do documento e os trabalhos do controlador de documentos podem envolver o trabalho com esses programas. Esses profissionais também podem trabalhar com fornecedores externos, incluindo impressoras, tradutores e revisores, para garantir que os padrões corporativos sejam mantidos durante todas as etapas da produção de documentos.
Uma área corporativa onde os trabalhos do controlador de documentos estão frequentemente disponíveis é a conformidade regulatória. Suas posições podem incluirUDE Atualizando e revisando a documentação processual para garantir que reflete as práticas mais recentes da empresa, além de fornecer notificação de quaisquer alterações nos órgãos regulatórios relevantes. Os controladores de documentos também podem ser responsáveis por identificar os requisitos legais para a documentação de alterações e garantir que quaisquer alterações corporativas sejam comunicadas e executadas adequadamente. Os empregos do controlador de documentos nos assuntos regulatórios geralmente não são posições de nível básico, pois exigem algum nível de familiaridade com a empresa ou com as agências governamentais envolvidas no setor em particular.
Outros trabalhos do controlador de documentos podem estar disponíveis para candidatos básicos e geralmente envolvem funções administrativas mais básicas, como atualizar bancos de dados de documentos e sistema de arquivamento, além de atribuir números de identificação à literatura. Eles também podem ser responsáveis por facilitarRevisão e auditoria de documentação por grupos internos e externos. Esses deveres podem ser combinados com outras funções administrativas gerais, como entrada de dados e gerenciamento de arquivos.
A grande maioria das entidades comerciais usa o software de controle de documentos para identificar, atualizar e armazenar sua literatura. Alguns trabalhos do controlador de documentos consistem em usar este software para atualizar e manter sistemas de informações eletrônicas. As pessoas que trabalham nessa área também podem reunir documentação relevante para o arquivamento e ajudar a garantir que os documentos públicos sigam os padrões corporativos de branding e preocupações legais. Eles também podem garantir que os registros de documentação estejam atuais e cumpram as políticas e procedimentos relevantes para o controle de documentos. Outros funcionários podem procurar orientação a esses profissionais ao procurar literatura corporativa. Eles também podem ajudar na preparação de peças escritas, como lances, propostas e pedidos de concessão, garantindo que eles sigam os requisitos aplicáveis.