ドキュメントコントローラージョブの種類は何ですか？

ドキュメント管理者の仕事には、会社の文書資料をレビューして、特定の標準セットに準拠していることを確認することが含まれます。 医療や教育などの政府が規制する業界では、これらの専門家は、規制当局が義務付けている文書レビュー、変更管理、および保管のための統一された手順を確保する責任を負う場合があります。 文書管理は、テクニカルライターや品質保証担当者など、他の専門職の役割に組み込むこともできます。 また、企業がドキュメントライフサイクルを管理するのを支援するために構築されたソフトウェアパッケージがいくつかあり、ドキュメントコントローラージョブにはこれらのプログラムの操作が含まれる場合があります。 これらの専門家は、プリンター、翻訳者、校正者などの外部ベンダーと協力して、ドキュメント作成のすべての段階で企業標準が維持されるようにすることもできます。

ドキュメントコントローラージョブがよく利用される企業分野の1つは、規制順守です。 彼らの役職には、手続き文書の更新とレビューが含まれ、それが会社の最新の慣行を反映していることを確認し、関連する規制機関への変更の通知を提供することがあります。 文書管理者は、変更文書の法的要件を特定し、企業の変更が適切に伝達され実行されるようにする責任もあります。 規制業務におけるドキュメントコントローラーの仕事は、会社または特定の業界に関与する政府機関にある程度精通している必要があるため、通常、エントリーレベルの職ではありません。

他のドキュメントコントローラージョブは、エントリーレベルの応募者が利用できる場合があり、ドキュメントデータベースやファイリングシステムの更新、文献への識別番号の割り当てなど、より基本的な管理機能を伴うことがよくあります。 また、内部グループと外部グループの両方による文書のレビューと監査を促進する責任もあります。 これらの義務は、データ入力やファイル管理などの他の一般的な管理機能と組み合わせることができます。

事業体の大半は、文書管理ソフトウェアを使用して、文献を特定、更新、保存しています。 一部のドキュメントコントローラージョブは、このソフトウェアを使用して電子情報システムを更新および保守することで構成されています。 この分野で働く人々は、アーカイブに関連するドキュメントを収集し、公開ドキュメントがブランディングおよび法的懸念に関する企業標準に準拠していることを確認するのに役立ちます。 また、文書記録が最新のものであり、文書管理の関連ポリシーおよび手順に準拠していることを確認する場合もあります。 他の従業員は、企業の文献を探す際にこれらの専門家に助言を求めます。 また、入札、提案、助成金申請などの書面の準備を支援し、該当する要件を確実に順守することもできます。