Quali sono i diversi tipi di lavori del Document Controller?
I lavori di controllo dei documenti comportano la revisione di materiale scritto per un'azienda al fine di garantire che aderisca a un determinato insieme di standard. In settori regolamentati dal governo come l'assistenza sanitaria o l'istruzione, questi professionisti possono essere responsabili di assicurare procedure uniformi per la revisione dei documenti, la gestione delle modifiche e la conservazione, come richiesto dalle agenzie di regolamentazione. Il controllo dei documenti può anche essere incorporato con altri ruoli professionali, inclusi scrittori tecnici o personale addetto all'assicurazione della qualità. Esistono anche numerosi pacchetti software creati per aiutare le aziende a gestire i cicli di vita dei documenti e che i processi del controller dei documenti potrebbero comportare il lavoro con questi programmi. Questi professionisti possono anche collaborare con fornitori esterni, inclusi stampanti, traduttori e correttori di bozze, per garantire il mantenimento degli standard aziendali durante tutte le fasi della produzione di documenti.
Un'area aziendale in cui sono spesso disponibili lavori di controller di documenti è la conformità alle normative. Le loro posizioni possono includere l'aggiornamento e la revisione della documentazione procedurale per assicurarsi che rifletta le pratiche più recenti in azienda, nonché la comunicazione di eventuali modifiche agli organi regolatori competenti. I responsabili del trattamento dei documenti possono anche essere responsabili dell'identificazione dei requisiti legali per la documentazione relativa alle modifiche e della verifica della corretta comunicazione ed esecuzione di eventuali modifiche aziendali. I lavori di controllo documentale in affari regolatori di solito non sono posizioni entry-level, in quanto richiedono un certo livello di familiarità con la società o con le agenzie governative che sono coinvolte in un determinato settore.
Altri lavori per il controller di documenti possono essere disponibili per i richiedenti entry-level e spesso comportano funzioni amministrative più basilari, come l'aggiornamento dei database dei documenti e del sistema di archiviazione, nonché l'assegnazione di numeri di identificazione alla letteratura. Possono anche essere responsabili di facilitare la revisione e il controllo della documentazione da parte di gruppi interni ed esterni. Queste funzioni possono essere combinate con altre funzioni amministrative generali come l'immissione dei dati e la gestione dei file.
La stragrande maggioranza delle entità aziendali utilizza software di controllo dei documenti per identificare, aggiornare e archiviare la propria documentazione. Alcuni lavori del controller del documento consistono nell'utilizzare questo software per aggiornare e mantenere i sistemi di informazione elettronica. Le persone che lavorano in quest'area possono anche raccogliere documentazione pertinente per l'archiviazione e contribuire a garantire che i documenti pubblici aderiscano agli standard aziendali per il marchio e le preoccupazioni legali. Possono inoltre garantire che i registri della documentazione siano aggiornati e conformi alle politiche e procedure pertinenti per il controllo dei documenti. Altri dipendenti possono rivolgersi a questi professionisti come guida quando cercano la letteratura aziendale. Possono inoltre fornire assistenza nella preparazione di articoli scritti come offerte, proposte e candidature garantendo che rispettino i requisiti applicabili.